График документооборота для учетной политики – образец

Содержание
  1. Приложение гГрафик документооборота График документооборота по предприятию, учреждению________________
  2. ПриложениеД Образец графика документооборота
  3. Выдержка из графика документооборота для товарной накладной на отгрузку товаров (типовая форма № торг-12)
  4. График документооборота в ооо «Энергосервис»
  5. График документооборота для учетной политики – образец
  6. Что такое график документооборота и для чего он необходим?
  7. Как подготовиться к составлению графика документооборота?
  8. Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?
  9. Итоги
  10. Требования к учётной политике документооборота
  11. Зачем это необходимо
  12. Правила и первичные документы
  13. Важные этапы утверждения
  14. Важно знать
  15. Общие нюансы
  16. Что входит в общую политику документооборота
  17. Новый электронный формат
  18. Составление и внедрение расписания
  19. Примерный график
  20. Исправление ошибок
  21. График документооборота для учетной политики: образец. Положение об учетной политике
  22. Учетная политика – обязательная составляющая документооборота
  23. Обязательные требования законодательства
  24. Индикаторы состояния документов
  25. График документооборота для учетной политики: пример содержания
  26. Архивы документов и сроки хранения
  27. Особенности учетной политики в частном секторе
  28. Программное обеспечение электронного документооборота
  29. Образец графика документооборота к учетной политике
  30. Онлайн журнал для бухгалтера
  31. Зачем нужен
  32. Принципы составления

Приложение гГрафик документооборота График документооборота по предприятию, учреждению________________

График документооборота для учетной политики - образец

Утверждено приказом № _____ от _____________г.

Наименование документа Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив
Кол-во экз. Ответственный завыписку Ответственный заоформление Ответственный за исполнение Срок исполнение Ответственный запроверку Кто представляет Порядок представления Срок представления Кто исполняет Срок исполнения Кто исполняет Срок передачи
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

ПриложениеД Образец графика документооборота

Унифицированнойформы графика документооборота нет.Каждое предприятие (организация)составляет его самостоятельно взависимости от количества сотрудников,видов деятельности и способа организациибухгалтерского учета. На практике этоможет быть перечень работ по созданию,проверке и обработке документов суказанием должностей исполнителей исроков выполнения работ.

Выдержка из графика документооборота для товарной накладной на отгрузку товаров (типовая форма № торг-12)

«Утверждаю»

ДиректорОАО «Энергосервис»

___________________(И.В. Сергиенко)

График документооборота в ооо «Энергосервис»

Вводится в действие с 1 января 2012 года

Наименование документа:

Товарная накладная (форма№ ТОРГ-12)

Оформление документа:

Количество экземпляров: 2.

Ответственный за исполнение: кладовщик.

Срок исполнения: в момент отгрузкитовара.

Куда передает документ:

1-й экземпляр – покупателю (в моментотгрузки товара);

2-й экземпляр – в бухгалтерию (ежедневнодо 17.00 вместе с отчетом).

Проверка и обработка документа:

Кто представляет: кладовщик (ежедневнодо 17.00 вместе с отчетом).

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение следующегорабочего дня после получения.

Передача документа в архив организации:

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение месяца поокончании отчетного года.

Работники фирмы(табельщики, кладовщики, подотчетныелица, снабженцы и др.) должны оформлятьи сдавать документы, которые относятсяк сфере их деятельности в срок, указанныйв графике.

Для этого каждомуисполнителю необходимо вручить копиювыписки из графика документооборота.В ней перечислены документы, которыеон должен оформлять или получать отдругих фирм, указаны сроки их представленияи подразделение фирмы, в которое работникдолжен документы сдать. Работнику нужнона выписке расписаться.

Оформлять иподписывать первичные документы могутне все сотрудники фирмы. Переченьработников, которые имеют на это право,должен утвердить руководитель фирмыпо согласованию с главным бухгалтером(п.3 ст.9Закона обухгалтерском учете).

График документооборота- это схема, которая описывает движениепервичных документов на фирме от моментаих создания (получения) до моментапередачи на хранение. Как правило, графиксоставляют под руководством главногобухгалтера. Руководитель должен утвердитьего в составе учетной политики фирмы.

График документообороталучше составить в виде схемы или таблицы,в которой необходимо указать ответственныхза оформление, обработку и проверкукаждого документа, срок, в который долженбыть составлен каждый документ, и порядокего передачи в архив.

Пример графикадокументооборота показан на следующейстранице.

Источник: https://StudFiles.net/preview/1757796/page:5/

График документооборота для учетной политики – образец

График документооборота для учетной политики - образец

График документооборота для учетной политики – образец такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами. Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала.

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Итоги

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

  • упорядочить процесс работы с документами;
  • рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
  • сократить задержки времени при обработке документации;
  • избежать рабочих конфликтов;
  • осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
  • своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

  • масштабов деятельности фирмы;
  • структуры предприятия;
  • особенностей построения системы управления;
  • видов применяемой первички;
  • иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  • составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
  • для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2017-2018 годах».

  • сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

  • сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
  • конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
  • разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
  • конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

  • утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
  • ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
  • оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
  • налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
  • проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
  • налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».

Итоги

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/grafik_dokumentooborota_dlya_uchetnoj_politiki_obrazec/

Требования к учётной политике документооборота

График документооборота для учетной политики - образец

Эффективный оборот документов способен повысить качество работы практически любой организации. Правильная организация документооборота влияет на всю деятельность компании. От неё зависит успех всех управленческой деятельности.

В 2019-ом году при проверках организаций налоговыми органами усиленное внимание уделяется проверке корректности документов. Это связано с тем, что эти данные являются основополагающим фактором при формировании вывода о качестве работы предприятия.

Ведение носителей первичной информации учёта – это ответственная процедура. Стоит отметить, что первичными документами для налогообложения являются не только разнообразные счета, кассовые ордера и т.д., но и договоры, контракты, акты и т.д.

В нашем государства используется система, которая определяет назначения и вид каждого документа, а также их унификацию. Необходимо точно следовать общепринятым нормам составления форм и их заполнения. Также нужно соблюдать все требования и условия, в противном случае документы просто не будут обладать юридической силой.

Зачем это необходимо

График, на основе которого определяется учётная политика документооборота, очень важен. Для того чтобы понять это, нужно обратиться к положениям о документах времён Советского Союза.

Оно было принято в 1983-ем году и действует по сей день.

До тех пор, пока законодательством нашего государства не будет принят общероссийский стандарт бухгалтерии, советские правила буду являться основными.

Термин документооборот включает в себя следующие манипуляции с «первичкой»:

  • создание;
  • получение;
  • принятие и последующая обработка;
  • отправку в архив.

Все вышеописанные действия лежат на «плечах» главного бухгалтера. Именно он отвечает за корректность действий. Однако право принятия изменённых положений обладают только лишь владелец организации и уполномоченное управленческое лицо.

Важно: график может быть утверждён как приложение к общей учётной политике или же в виде отдельного акта, который содержит определённые отсылки на политику.

Первоначально, правильная учётная политика документооборота необходима отделам компании, специализирующимся на финансовой деятельности (отдел кадров, бухгалтерия, отдел снабжения, отчётные лица, отдел работы с сотрудниками и т.д.).

Уполномоченные лица обязаны заниматься созданием, отправкой и передачей документов согласно утверждённому графику. Для его соблюдения каждого сотрудника с обязанностями данного рода необходимо снабдить личной копией этого графика.

Она должна содержать следующие данные:

  • список документов его компетенции;
  • сроки их сдачи;
  • отделы организации, куда будут отправляться данные.

В свою очередь лицо, создавшее график, стоит в ответе за:

  • точное соблюдение составленного графика;
  • быстрое, а главное корректное формирования документов;
  • передача данных в отдел бухгалтерии согласно установленным срокам;
  • корректность всей информации, указанной в графике.

В большинстве случаев, задача мониторинга выполнения утверждённого графика лежит на главном бухгалтере. Однако могут быть исключения, бюджет, документооборот и т.д. может также контролироваться другим лицом.

Образец графика документооборота для учетной политики

Правила и первичные документы

Стандарты документооборота предусматривают создание графика со сроками получения, оформления и т.д., помимо этого определяется список лиц уполномоченных подписывать документ.

Также обязательно нужно учитывать, что требования главного бухгалтера необходимо соблюдать всем сотрудником кампании без исключения, включая структурные подразделение, которые обладают полномочиями в сфере финансов.

Главный бухгалтер не имеет права принимать документы, исполнения которых противоречит законами государства и нарушает какой-либо договор или устав. Ведение бухгалтерских отчётов осуществляется в формах для документов первого класса 03 и 05.

Любые операции, бланки для которых не существуют, согласно федеральному законодательству, проводятся с помощью собственноручно разработанных форм. При этом все основные реквизиты, присущие стандартным первичным документам, сохраняются.

Помимо этого, стандарты первичных документов включают:

  • номенклатуру документов, включая формы строгой отчётности;
  • для определённых документов создавать особые условия хранения с доступом только для уполномоченных лиц;
  • период формирования регистров учёта;
  • список сотрудников организации, обладающих правом получения различных доверенностей, с указанием их срока действия (не может превышать отметку в три года);
  • перевод данных, написанных на иностранных языках.

Положение, опубликованное в Федеральном законе под номером 402, обязательными реквизитами для любого первичного документа бухгалтерской отчётности являются:

  • название документа;
  • дата его составления;
  • наименование организации, которая разработала документ;
  • наличие фактов хозяйственной деятельности;
  • величина их измерения;
  • название должности лица, составившего первичный документ;
  • подпись этого лица, с расшифровкой фамилии и инициалов.

Важные этапы утверждения

Выбор конкретного вида учётной политики и его утверждение должен производиться согласно определённым требованиям (рациональность, полнота, осмотрительность, приоритет содержащихся данных, непротиворечивость и т.д.).

Основные этапы выглядят обработки документов и их утверждения выглядят следующим образом:

  • процесс составления и оформления;
  • перемещения документов по отделам организации;
  • их приём, обработка и дальнейшая передача в архив бухгалтерией.

Образец графика документооборота для учетной политики

Учётная политика организации может подвергнуться изменениям в следующих случаях:

  • законодательством были проведены изменения нормативных актов по бухгалтерским учётам;
  • организация создала или модернизировала способы ведения отчётности;
  • деятельность компании существенно поменялась.

Важно знать

Грамотно созданный процесс документооборота должен не только показывать бюджет и ведения деятельности проверяющим организациям, но и обеспечивать возможность простого поиска конкретного документа.

Первоначально, необходимо ознакомится с основным базовыми понятиями:

Документооборот Это процесс создания основной документации и её хранения.
Выходящие данные Все входящие данные, которые регистрируются в специально этого созданных каталогах (он может принимать как бумажный, так и электронный вид).
Исходящие данные Аналогично предыдущему пункту, за исключением того, что обрабатываются не полученные, а отправленные данные.
Первоначальная обработка Данный процесс подразумевает получение документов их проверку на правильность составления и т.д.
Исполнение Выполнение действия, указанного в полученном документе.
Таксировка Процесс вычисления общей стоимости конкретной хозяйственной операции.
Котировка Указание данных в документах о первичном характере полученных отчётов.

Общие нюансы

Учётная политика документооборота создаётся на основании утверждённого приказа Министерства Финансов от 9 декабря 1998-го года. ПБУ регламентируют основы политики организации, которая создаётся главным бухгалтером предприятия.

Она включает в себя следующие утверждённые данные:

  • план счетов бухучёта;
  • используемые формы для создания первичных документов;
  • даты проведения инвентаризации всех имеющихся активов;
  • способы их оценки;
  • требования и условия документооборота;
  • регламент контроля хозяйственных операций.

Что входит в общую политику документооборота

Весь бухгалтерский учёт формируется исходя из его политики. Выполнение заданий, поставленных перед ним, напрямую касается процесса реализации документооборота. Учётная политика, принятая учреждением, обязательно утверждается каким-либо способом. Это может быть приказ или же распоряжение от уполномоченного лица.

Политика документооборота включает в себя:

  • самостоятельная установка организационной формы работы бухгалтерского отдела, исходящая их типа деятельности компании, условий и требования хозяйствования;
  • определение в заранее утверждённом порядке форм и методов организации учёта, документооборота и т.д.;
  • разработка систем внутреннего производственного учёта и отчётности;
  • формирование учётной политики по иным вопросам согласно установленному порядку.

При этом она утверждает:

  • способ проведения процесса инвентаризации, его метод и порядок;
  • требования и условия для проведения документооборота и обработки данных;
  • осуществление контроля над всеми хозяйственными операциями и т.д.

Новый электронный формат

В соответствии с принятыми поправками, которые были внесены 4-го марта 2019-го года, с 1-го июля семнадцатого года появится возможность использования нового формата документов в электронном формате.

С указанной даты будут использоваться два новых формата счета фактуры:

  • с дополнительной информацией, с наличием функции счета-фактуры, которая используется при расчётах суммы НДС, а также актов об отгрузке различных товаров, передача прав на владение чем-либо и т.д.;
  • с дополнительной информацией, с наличием функции о выполнении каких-либо работ, передачи прав на владение чем-либо и т.д., результатом выполнения которых будет являться изменение финансового положения обоих сторон.

С первого июля 2019-го года компании смогут не только использовать в ведении дел друг с другом электронные версии форм, но и отправлять их в налоговые органы для проверки. Вышеописанные формы заменят собой универсальные документы, предназначенные для экспортных целей. Образец этих документов уже можно найти во Всемирной паутине и ознакомится с ним.

Согласно четвёртому подпункту первого пункта 165-ой статьи Налогового Кодекса Российской Федерации, налогоплательщик обязан предоставлять копии документов, которые подтверждают экспорт чего-либо за пределы территории нашего государства.

Статья 165. Порядок подтверждения права на получение возмещения при налогообложении по налоговой ставке 0 процентов

Составление и внедрение расписания

Для того чтобы составить график документооборота необходимо провести предварительную подготовку.

Она включает в себя выполнение следующих манипуляций:

  • составление полного списка документов, которые будут подвергнуты обработке;
  • определение количества оригинальных экземпляров для каждого документа;
  • формирование таблицы соответствия типа документы с должностями сотрудников организации, обладающими правом их подписания;
  • сопоставление конкретного вила документа с ответственными за него сотрудниками;
  • точное указание сроков сдачи документов;
  • разработка методов контроля над исполнением графика документооборота;
  • выполнение каких-либо других нюансов графика.

Введение графика в учётную политику организации, при этом обязательно нужно выполнит несколько этапов:

  • утвердить график;
  • ознакомится с его причастными исполнителями;
  • оформить визуальные стенды в каждом отделе организации, для размещения копий графика;
  • наладить грамотное взаимодействие исполнителей графика между собой;
  • провести отладку софта, необходимого для автоматизации процесса обмена данными между сотрудниками предприятия;

Примерный график

График должен отражать фактический документооборот и включать в себя перечень процедур по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов.

Каждый его элемент должен быть грамотно составлен, тогда он поспособствует:

  • улучшению ответственности исполнителей;
  • выявлению и исключению ненужных документов;
  • общей рационализации деятельности.

График должен являться:

  • организационным регламентов;
  • средством обслуживания;
  • средством улучшения качества проводимой деятельности.

Исправление ошибок

Абсолютно все документы бухгалтерии должны быть составлены грамотно без каких-либо ошибок. Однако они заполняются людьми, которым свойственно допускать неточности. Чаще всего ошибки являются локальными, например, неправильно указанная дата или ошибка в написании названия чего-либо.

Также можно выделить транзитные ошибки. Так называют тот недочёт, который в автоматическом режиме прошёл через несколько регистров. Например, неверно указанная сумма финансовой операции и т.д.

Исправить допущенную ошибку можно несколькими способами: корректурный, «красное сторно», дополнительная запись. Первым способ заключается в зачёркивании неверной информации тонкой чертой, второй – используется для корректировки ошибок в числах (поверх неверной информации красным цветом пишется верное число).

Дополнительная запись располагается возле ошибки при условии наличия свободного пространства.

Источник: http://buhuchetpro.ru/uchjotnaja-politika-dokumentooborota/

График документооборота для учетной политики: образец. Положение об учетной политике

График документооборота для учетной политики - образец

Документооборот предприятия – его центральная нервная система. Законодательная регламентация предпринимательской деятельности постоянно увеличивается и совершенствуется.

Важна не только правильная организация движения письменной формы документов, стала актуальной проблема электронного обеспечения функционирования предприятия.

По многим направлениям документооборота именно электронный обмен информацией стал обязательным.

Первичные документы не всегда изначально оформляются в письменной форме, но каким бы документ ни был, он обладает определенными свойствами, временем существования и конкретным движением по подразделениям и сотрудникам.

Размер предприятия, его юридическая форма, сфера компетенции и область функционирования не имеют значения, но график документооборота для учетной политики на предприятии лучше разработать еще до начала его создания.

Учетная политика – обязательная составляющая документооборота

Положения об учетной политике действуют еще со времен СССР, с 1983 года! Бухгалтерия никогда не была сердцем бизнеса, но она всегда была его фундаментальной основой.

https://www.youtube.com/watch?v=-7PO9CTJyhM

Ответственность за разработку учетной политики обычно ложится на плечи главного бухгалтера, а утверждается руководителем предприятия. Первичный документ при этом проходит стадии:

  1. Создание или получение.
  2. Принятие к исполнению и обработка.
  3. Передача в архив.

Любое действие с первичным документом характеризуется:

  • источником или отправителем документа;
  • получателем или исполнителем;
  • датой принятия к исполнению;
  • временем исполнения;
  • адресатом результата исполнения.

Любой первичный документ имеет существенное содержание, а в процессе своего движения снабжается индикаторами состояния, позволяющими следить за соблюдением утвержденной на предприятии учетной политики.

Обычно составляется график документооборота для учетной политики в бухгалтерии, но он доступен и обязателен для всех подразделений предприятия в пределах их компетенции.

Обязательные требования законодательства

Документальное подтверждение расходов обязательно. И по-прежнему это фактическое наличие письменного документа, оформленного согласно действующему законодательству и локальному нормотворчеству предприятия. Сроки также важны.

Налоговый кодекс РФ требует подтверждения всех операций. Это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль.

Однако далеко не всегда движение документов удовлетворяет требованиям производственной деятельности: оплата может пройти, а материалы запоздать с доставкой, товар был отгружен, но потребитель не заплатил.

Как следствие, одни первичные документы запаздывают по срокам по отношению к другим.

Непредвиденных ситуаций всегда достаточно, но график документооборота для учетной политики – образец идеального движения документов. Отклонения от плана допускаются, но должны быть минимизированы максимально, а в графике следует предусмотреть ответственность каждого исполнителя.

Индикаторы состояния документов

Трудно найти предприятие, которое бы не использовало программу электронного документооборота, но даже на предприятии, не имеющем ни одного компьютера, создание или поступление первичного документа сопровождается созданием «индикатора» его состояния.

Для крупных предприятий с многочисленными подразделениями и удаленными филиалами слежение за состоянием всех документов является обязательным и отдельным производственным процессом.

Здесь график документооборота для учетной политики – образец, а фактическое состояние – основание для оптимизации графика, уточнения сроков исполнения, наказания нарушителей и определения путей решения возникающих производственных затруднений.

Важно отметить, что многие события крайне критичны по срокам:

  • предоставление отчетности в налоговую;
  • оплата налогов;
  • подача электронных деклараций;
  • другие законодательно обязательные действия.

Если нарушения внутреннего производственного цикла как-то можно нивелировать, то в отношениях с государственными органами это непозволительно и чревато серьезными санкциями или убытками.

График документооборота для учетной политики: пример содержания

Форма описываемого документа не имеет существенного значения. По обыкновению, он разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и представляет собой таблицу. Предлагаем вашему вниманию пример такого графика.

Каждый документ имеет наименование, а все строки таблицы нумеруются. Минимально необходимо наличие двух колонок:

  • создание или получение документа;
  • проверка и обработка документа.

Первая колонка содержит две позиции:

  • ответственный (сотрудник, подразделение);
  • срок исполнения.

Вторая колонка – три-четыре позиции:

  • ответственный за проверку (исполнение);
  • срок исполнения;
  • срок передачи в головную организацию;
  • форма оформления результата исполнения.

Предприятия не ограничены в формулировке шапки таблицы, отражающей график документооборота для учетной политики. Образец ниже показывает один из вариантов.

Важно, что логика таблицы должна отражать точно: какой документ, как появляется, кем и куда направляется, кем и когда исполняется и куда отправляется результат.

Дополнительно можно предусмотреть фактическую сдачу в архив отработанной первички. Обычно график документооборота для учетной политики казенного учреждения сопровождается регламентом работы с архивными документами.

В отношении государственных образований это закреплено законодательно.

Архивы документов и сроки хранения

Архивы (даже у средних предприятий) быстро достигают внушительных размеров. Сопроводить для повторения филиалами образец графика документооборота для учетной политики дополнительными рекомендациями по хранению в архиве и работе с архивными документами – разумная практика.

Законодательство устанавливает различные сроки хранения для разных документов. Учетная политика головного офиса не обязательно должна совпадать с политикой филиала.

Сфера компетенции различных подразделений предприятия может кардинально отличаться.

Но логику построения графика, однозначной идентификации документов, этапов их прохождения, правил слежения за индикаторами и регламент архивного дела целесообразно строить в едином ключе.

Унификация учетной политики, а архивной работы в особенности, имеет существенное значение для оптимизации инфраструктуры предприятия и движения информации.

Любой бизнес – это не только контроль со стороны государственных органов, но и собственного руководства и учредителей. Последняя инстанция обычно не склонна разбираться в нюансах и действует по единому строгому алгоритму.

Особенности учетной политики в частном секторе

Многие организации не ограничиваются предусмотренными законодательством нормами, а разрабатывают свою нормативную базу.

Часто можно встретить график документооборота для учетной политики ООО, производственного кооператива, товарищества, фонда и другого вида юридического лица в формате собственного варианта представления о бизнес-процессах и их конструировании на практике, на реальном предприятии.

Существенным отличием госсектора от частного предпринимательства является более широкие финансовые возможности, которые позволяют положить в основу инфраструктуры предприятия популярную дорогостоящую систему, например, на базе решения Oracle Primavera Instantis. Таких дорогих идей у Oracle предостаточно, но далекое не каждое предприятие может их приобрести и иметь оборудование, достаточное для их эксплуатации.

Программное обеспечение электронного документооборота

Характерная особенность, которая отражается на реализации учетной политики, – наличие качественного, дорогого, сложного и востребованного программного обеспечения. Многие крупные представители большого бизнеса приобретают новые решения, которые обеспечивают распределенную обработку огромных объемов информации.

Однако этот кардинальный подход на местах мало отличается от ситуации на средних и малых предприятиях. Про государственные организации можно даже не упоминать. Везде по сей день властвует Excel и ему подобные продукты универсального назначения и собственные программные разработки.

Данное обстоятельство (совместное существование серьезной информационной системы и нескольких собственных программ) свидетельствует о том, что программное обеспечение в этой области нуждается в постоянной доработке.

Исходя из сказанного, представляется целесообразным при разработке учетной политики предприятия делать акцент не на используемое программное обеспечение, а на нормативный момент и соответствие юридических положений графика документооборота действующему законодательству и реальной необходимости на конкретном предприятии.

Источник: http://fb.ru/article/357457/grafik-dokumentooborota-dlya-uchetnoy-politiki-obrazets-polojenie-ob-uchetnoy-politike

Образец графика документооборота к учетной политике

График документооборота для учетной политики - образец

В избранноеОтправить на почту График документооборота для учетной политики — образец такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами. Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала.

Что такое график документооборота и для чего он необходим? Как подготовиться к составлению графика документооборота? Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец? Итоги Что такое график документооборота и для чего он необходим? График документооборота — это представленная в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

Погубят ли онлайн-кассы малый и средний торговый бизнес в России Граждане! Свои деньги надо изобрести, что бы не зависеть от Паразита — Государство, которому всё … В Италии запретили выплату зарплаты наличными еще надо ввести налог на тех людей кто не берет кредиты,и налоги на снег вон его нынче сколько. Самозанятые – кто это? План мероприятий «дорожная карта» огласите пожалуйста.

ПФР: на председателей ГСК, СНТ и ТСЖ надо сдавать СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ Передайте пРезиденту, что согласно конституции, медицина в РФ бесплатная. А то его скляроз прошиб…

Человеческая память не может помнить абсолютно всё. Поэтому требуется специальный документ-график, в соответствии с которым и происходит документооборот в бухгалтерии.

График документооборота в бухгалтерии: его составление и особенности Составление графика документооборота в бухгалтерии – задача довольно серьёзная.

Необходимо учесть все документы, с которыми придётся работать финансовому отделу, предусмотреть сроки, в которые каждый документ должен быть обработан, рассчитать такой оптимальный режим, когда вся документация, так или иначе, имеющая отношение к бухгалтерии, будет своевременно рассмотрена.


Перед главным бухгалтером, в обязанность которого входит составление графика документооборота, ставится задача так распределить поток документации между подчинёнными, чтобы при максимальной загруженности отдела, все необходимые сроки обработки документов могли быть соблюдены.

масштабов деятельности фирмы;

  • структуры предприятия;
  • особенностей построения системы управления;
  • видов применяемой первички;
  • иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов: Как подготовиться к составлению графика документооборота? Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  • составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
  • для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2015 году».

Какова его роль Сегодня документы представляют собой не просто бумагу, которая содержит на себе некоторую информацию в письменной или же графической форме. Многая документация имеет также силу юридического значения. Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера.

На основании составленных документов руководство предприятия имеет право: Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, её формирования, иным немаловажным факторам.

к как в противном случае велика вероятность проблем со всеми контролирующими государственными учреждениями – ФНС, трудовой инспекцией, негосударственными фондами. Соответствующим образом организованный документооборот даст возможность избежать проблем с законом, не стоит недооценивать его роль.

Правовая база Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид.

Онлайн журнал для бухгалтера

Чтобы график получился удобным для использования и наиболее полным, следует обозначить в нем такие пункты сведений:

  • кто и когда обязан выписать конкретную бумагу;
  • когда этот человек должен предоставить документ в бухгалтерию;
  • ответственное лицо за формирование и передачу бумаги;
  • кто из сотрудников и в каком промежутке времени занимается обработкой бумаги;
  • срок хранения отчетности в архивах предприятия.

Не забывайте о том, что отчетность сдают не только непосредственные работники компании, но и контрагенты, поэтому последних тоже следует внести в график и конечно уведомить их об этом.

Избежать путаницы поможет отдельный график, но можно ограничиться и одним, общим.

График будет наиболее полным если все бумаги распределить и объединить между собой в группы, сформированные по определенным признакам.

Начальный этап составления В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:

  • главный бухгалтер;
  • руководитель предприятия.

Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором. Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое.

После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).

Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.

Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.

На каждом предприятии, вне зависимости от его величины, в обязательном порядке формируется специальный график – документооборота. Он должен содержать максимально подробную информацию о местоположении документа, различных его важных параметрах – с момента его создания до сдачи в архив.

Унифицированного формата подобного графика в законодательстве не существует.
Тем не менее, он необходим для любого юридического лица.

Именно поэтому руководителю предприятия или же иному сотруднику, занимающемуся составлением подобного графика, стоит обязательно заранее рассмотреть некоторые основополагающие вопросы:

  • начальный этап составления;
  • что в результате;
  • заполненный пример.

Предварительное ознакомление со всеми перечисленными выше моментами позволяет избежать допущения типичных ошибок при формировании подобного документа.

Важно помнить о некоторых существенных моментах: При обнаружении каких-либо ошибок Осуществляется возвращение отправителю В случае наличия повреждений упаковки следует выполнить максимально тщательную проверку Наличия всех документов, бумаг (после вскрытия упаковка должна быть обязательно уничтожена) Нередко почтой высылаются различного рода официальные документы (договора, соглашения) требующие подписания. Но обязательным предварительным этапом, предшествующим данному действию, является анализ юридической составляющей, а также правильности составления. Именно это называется «предварительным рассмотрением». Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы. Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.

Зачем нужен

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать.

Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

  • создание;
  • получение от контрагентов и др.;
  • принятие к учету;
  • обработку;
  • передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

  • документы по его компетенции;
  • сроки;
  • отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

  • соблюдение графика;
  • оперативное и правильное создание документов;
  • передачу документов вовремя в бухгалтерию;
  • их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

Принципы составления

Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:

  • оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
  • минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.

Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

  1. создание;
  2. проверка;
  3. обработка, занесение в базу;
  4. передача в архив.

Образец графика документооборота к учетной политике

Источник: https://superfb.site/biznes/sprosite-u-eksperta/obrazets-grafika-dokumentooborota-k-uchetnoj-politike.html

Большой налог
Добавить комментарий