Как правильно оформить представительские расходы – пример?

Содержание
  1. Образец документального оформления представительских расходов
  2. Как правильно оформить представительские расходы — пример?
  3. Представительские расходы: оформляем документы
  4. Акт на списание представительских расходов образец
  5. Условия документального оформления представительских расходов
  6. Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы
  7. Пример документального оформления представительских расходов
  8. Представительские расходы
  9. Что это такое?
  10. Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации
  11. Представительские расходы как оформить пример
  12. Представительские расходы: оформляем документы
  13. Понятие представительских расходов
  14. Представительские расходы: как оформить, пример и требования
  15. Рассмотрим порядок оформления и налогообложение указанных расходов, но сначала отметим, что к представительским расходам относятся расходы на:
  16. Порядок оформления
  17. Приказ
  18. Приказываю:
  19. Учет и оформление представительских расходов
  20. Налоговый учет и нормирование представительских расходов
  21. Документальное оформление представительских расходов
  22. Условия документального оформления представительских расходов
  23. Что входит, а что нет
  24. Главные детали
  25. Зачем и по каким требованиям
  26. Нормативы налогов
  27. Что стоит учитывать
  28. Законные детали документального оформления представительских расходов
  29. Важные формальности
  30. Критерии признания
  31. Бухучет
  32. Наглядные примеры
  33. Особенности заполнения и содержания
  34. Отдельные уточнения

Образец документального оформления представительских расходов

Как правильно оформить представительские расходы - пример?

Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая «произвольность» дает простор для придирок со стороны государственных контролеров.

Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия? Внутренняя документация Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами: 1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели. 2.

Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны. 3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа. 4.

Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий. 5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.

ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.

Кадровый работник оформляет перечисленные выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать.
Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Напомним эти реквизиты: — название документа; — дата составления; — наименование организации, которой составлен документ; — содержание хозяйственной операции; — измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; — наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления; — личные подписи указанных лиц.

Как правильно оформить представительские расходы — пример?

Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

  1. Место и дата проведения мероприятия.
  2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
  3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
  4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами.

Представительские расходы: оформляем документы

В избранноеОтправить на почту Представительские расходы как оформить — пример документа вы найдете в нашей статье. Кроме того, мы рассмотрим, посредством каких источников данные расходы могут подтверждаться и какие из них предписывает использовать финансовое ведомство.

Для чего осуществляется оформление представительских расходов Как оформить представительские расходы в 2018 году Перечень подтверждающих документов Оформляем представительские расходы: отчет Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2018 году Требования к первичке Итоги Для чего осуществляется оформление представительских расходов Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ.

Акт на списание представительских расходов образец

Внимание

Выделенный мной оборот «могут являться, в частности» свидетельствует о том, что перечень документов не является исчерпывающим и обязательным.

Главное, чтобы оформленные организацией документы соответствовали требованиям действующего законодательства (см.

закон о бухгалтерском учете в части требований к обязательным реквизитам первичных документов) и подтверждали экономическую обоснованность произведенных расходов.

Важно

Перечисленные в письмах Минфина первичные документы относятся к конкретному мероприятию. Вместе с тем, для более полного экономического обоснования подобных затрат многие авторы рекомендуют оформлять документы общего характера (т.е.

относящиеся ко всем представительским мероприятиям, а не только к конкретному). Я тоже считаю оформление общих документов оправданным, потому что они обеспечивают системный подход к однотипным по характеру расходам.

Условия документального оформления представительских расходов

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.Генеральный директор Теперь переходим к документам для оформления конкретного представительского мероприятия. Начинаем с приказа (распоряжения) руководителя. Дата приказа – на 2-3 недели ранее намеченного мероприятия.

ООО «НАША ФИРМА» Приказ № г.Москва « 01» декабря 2011 года О проведении официального приема С целью поддержания сотрудничества с действующими клиентами и привлечения потенциальных клиентов ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Провести официальный прием действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.
2. Прием провести 29 декабря 2011 года в офисе компании. 3. Коммерческому директору : 3.1.

Подготовить и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года перечень приглашенных лиц. 3.2.

Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

Понятие представительских расходов В последнее время все чаще хозяйствующие субъекты проводят встречи для определения направлений сотрудничества, оптимизации совместной работы или просто заключения сделок на взаимовыгодных условиях. При этом принимающая сторона несет расходы на проведение таких встреч и расходы иногда не маленькие.

Поэтому вопрос учета таких расходов, называемых представительскими, становится все актуальнее. Не стоит забывать, что указанные выше расходы могут быть признаны представительскими только в том случае, если общение носило официальный характер — расходы, понесенные в рамках неформальной встречи партнеров к таковым отнесены не будут.

Пример документального оформления представительских расходов

Первичные документы После проведения представительских мероприятий кадровый работник — организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема. 1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).

Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета. Эти продукты списываются на основании: — товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12; — накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.


Указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

ИТОГО 260 000,00 Генеральный директор Помимо этого следует издать внутренний организационно-распорядительный документ (например, Положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации, или приказ), в котором могут быть отражены следующие моменты: — порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы; — порядок расходования средств на представительские расходы; — порядок документального оформления представительских расходов; — порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы; — нормирование отдельных видов представительских расходов (лимитирование отдельных видов представительских расходов никакими законодательными актами не установлено, однако, данный пункт будет подтверждать, что в организации осуществляется контроль за расходование денежных средств).
НК не содержит, но очевидно, что они должны подтверждать как сам факт расходов, так и их непосредственную связь с мероприятием, для организации которого они были понесены. Так какие же документы нужны и как же правильно оформить представительские расходы? Начало оформления необходимых документов должно предшествовать мероприятию, для которого выделяются денежные средства. То есть перед проведением мероприятия руководителем должны быть изданы приказы или иным образом утверждены:

  • план мероприятия;
  • смета расходов;
  • список приглашенных лиц;
  • порядок выдачи денежных средств под отчет (при выборе данного способа оплаты расходов).

После окончания мероприятия необходимо оформить документы, подтверждающие факт проведения мероприятия.Разработать программу проведения приема и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года. 3.3. Обеспечить ресторанное обслуживание (фуршет) во время проведения приема. 3.4.

Подготовить и представить мне на утверждение отчет о проведенном приеме в срок до 31 декабря 2011 года. 4. Главному бухгалтеру составить смету и выдать необходимые для организации приема наличные денежные средства в пределах сметы подотчетным лицам, имеющим право осуществлять расходы в представительских целях, в срок до 24 декабря 2011 года. 5.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Генеральный директор Следующий документ – перечень приглашенных лиц.

Для начала в организации следует составить смету представительских расходов на текущий год. Данная смета может утверждаться на общем собрании участников (акционеров) организации либо руководителем организации.

Таким образом, в начале года составляем смету представительских расходов и утверждаем ее у руководителя или на общем собрании учредителей.

Если к концу года выяснится, что смета была вовремя не утверждена, а представительские расходы имели место, сделайте соответствующий сметный расчет (с учетом фактических цифр) в конце года, а дату утверждения поставьте более раннюю (руководитель подобную бумагу утвердит «задним числом» без проблем, т.к. он, как минимум, был в курсе проведенных представительских мероприятий).

Источник: http://advokat-na-donu.ru/obrazets-dokumentalnogo-oformleniya-predstavitelskih-rashodov/

Представительские расходы

Как правильно оформить представительские расходы - пример?

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов.

Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст.

264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций.

Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.

Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.

Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
  • расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты.

На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя.

Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков.

Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов.

Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.

Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

ПРИМЕР 1

Приказ об организации работы с официальными делегациями

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2013/predst_rashodi/

Представительские расходы как оформить пример

Как правильно оформить представительские расходы - пример?

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно. УТВЕРЖДАЮ Руководитель подразделения ____________/____________/«___»_____________ ____ г.

ОТЧЕТ о представительских расходахДата произведенных расходов __________________________________ Место произведенных расходов _________________________________ Цель, программа проведения деловой встречи (приема), подтверждающая производственный характер мероприятия: ____________ __________________________________________________________________ (официальный прием — завтрак, обед и т.п., транспортное__________________________________________________________________ обслуживание, буфетное обслуживание во время переговоров,_________________________________________________________________. оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации)Приглашенные лица: ___________________________________________ _________________________________________________________________. Участники со стороны организации: ____________________________ _________________________________________________________________. Величина расходов (сумма израсходованных денежных средств): _________________________________________________________________. (цифрами и прописью)Подтверждающие первичные документы в количестве __ листов прилагаются.«___»_____________ ____ г.______________________________ _____________________ (должность,Ф.И.О.) (подпись)

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам! Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Отчет о представительских расходах сотрудника МВД России
  • Отчет о предъявленных в органы Федерального казначейства исполнительных документах по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений, предусматривающих единовременные выплаты
  • Отчет о предъявленных в органы Федерального казначейства исполнительных документах по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений, предусматривающих периодические выплаты
  • Отчет о предъявленных в органы Федерального казначейства исполнительных документах по денежным обязательствам бюджетных учреждений субъекта РФ и муниципальных бюджетных учреждений, предусматривающих единовременные выплаты
  • Отчет о предъявленных в органы Федерального казначейства исполнительных документах по денежным обязательствам бюджетных учреждений субъекта РФ и муниципальных бюджетных учреждений, предусматривающих периодические выплаты
  • Отчет о прекращении паевого инвестиционного фонда
  • Отчет о преступлениях, предшествующих легализации (отмыванию) денежных средств или иного имущества. Форма N «5-Л
  • Отчет о прибылях и убытках. Форма N 2
  • Отчет о прибылях и убытках страховой организации. Форма N 2-страховщик
  • Отчет о прибылях и убытках страховой медицинской организации по обязательному медицинскому страхованию. Форма N 2а-страховщик

Представительские расходы: оформляем документы

Расходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты).

Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).

Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры.

На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Понятие представительских расходов

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

  • представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
  • участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

  • транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Источник: https://atorcenter.ru/predstavitelskie-rashody-kak-oformit-primer/

Представительские расходы: как оформить, пример и требования

Как правильно оформить представительские расходы - пример?

У любой компании в процессе осуществления хозяйственной деятельности может возникнуть необходимость отражения представительских расходов в учете. 

Рассмотрим порядок оформления и налогообложение указанных расходов, но сначала отметим, что к представительским расходам относятся расходы на:

  • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п.2 ст. 264 НК РФ).

Вместе с тем, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Перечень представительских расходов является закрытым, поэтому не поименованные в пункте 2 статьи 264 НК РФ, затраты не относятся к представительским.

Для признания представительских расходов в учете, также как и любых других расходов организации необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Несоблюдение какого-либо из указанных критериев означает невозможность принятия затрат в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Однако во избежании споров с налоговыми органами, необходимо соблюсти еще один критерий — размер представительских расходов не должен превышать предусмотренный норматив. Он установлен пунктом 2 статьи 264 НК РФ в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Затраты сверх указанного лимита в целях налогообложения не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ). Отметим, что база для исчисления предельной суммы представительских расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ), а именно на конец I квартала, полугодия и девяти месяцев календарного года.

Таким образом, окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года – 31 декабря.

Например, если при расчетах в первом квартале, по итогам года величина норматива составит большую сумму, чем произведенные затраты, например, в первом квартале, то учесть при расчете налога на прибыль можно будет только сумму (норматив) по итогам первого квартала.

Порядок оформления

Для контроля за расходами рекомендуем издать приказ, например о предельных нормативах отдельных видов представительских расходов. Такие нормативы, а также перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

Приказ

01 января 2013 год № 12/ПР

О представительских расходах

Приказываю:

1. Установить на 2013 год следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

Вид представительских расходов Расходы на одного человека
Официальный прием (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие) до 500 рублей в день
Транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия до 300 рублей в день
Оплата услуг переводчиков (не состоящих в штате) до 600 рублей

2. Назначить ответственным за расходование средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов финансового директора М.Н. Павлову.

3. Представлять отчет о проведении каждых переговоров течение 3 дней с момента проведения.

Генеральный директор ООО «Вдохновение»

В.А. Николаев ________________________

Источник: https://rosco.su/press/predstavitelskie_raskhody_poryadok_oformleniya_i_nalogooblozheniya/

Учет и оформление представительских расходов

В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу.

Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования

К представительским расходам относят затраты компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Перечень расходов, относимых к представительским, является закрытым и закреплен в пункте 2 статьи 264 НК РФ, а именно:

1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

3. Транспортное обеспечение доставки лиц, указанных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

4. Буфетное обслуживание во время переговоров.

5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний сотрудников.

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации. Рассмотрим ниже пример возможных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:

Дебет счета Кредит счета операции
26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Приняты к учету услуги (работы) по представительским расходам
26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу» 10 «Материалы» Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)
26 «Общехозяйственные расходы»,44 «Расходы на продажу» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Учтены представительские расходы, на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия
90.02 «Себестоимость продаж» 44 «Расходы на продажу»,26 «Общехозяйственные расходы» Представительские расходы учтены в себестоимости товара, работ, услуг

При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных затрат. При этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

  • утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
  • утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
  • подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

Налоговый учет и нормирование представительских расходов

В налоговом учете, на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом включение представительских расходов в состав прочих расходов нормируется в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ).

Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где используемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответствующем (отчетном) периоде.

Превышающая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ).

Таким образом, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может увеличиваться, а значит может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.

Важно обратить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно, иметь:

  1. Экономическую обоснованность.
  2. Документальное подтверждение.
  3. Направленность на получение дохода.

Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального характера, либо отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такого представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.

Документальное оформление представительских расходов

Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной деятельности, должны оформляться первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На сегодняшний день актуальные нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для включения представительских расходов в общие затраты, поэтому организации вправе самостоятельно определять порядок их документального оформления.

Для подтверждения представительских расходов рекомендуется иметь следующие документы, указанные в таблице ниже.

Источник: https://delovoymir.biz/uchet-i-oformlenie-predstavitelskih-rashodov.html

Источник: https://businessizakon.ru/predstavitelskie-rasxody-kak-oformit-primer-i-trebovaniya.html

Условия документального оформления представительских расходов

Как правильно оформить представительские расходы - пример?

Затраты, которые выделяются компанией на проведение каких-либо представительских мероприятий, на сегодняшний день являются одними из наиболее спорных.

Причина такого противоречия заключается в ключевых особенностях и самой юридической природе подробных мероприятий, в связи с чем многие предприниматели, которые занимаются их проведением, регулярно сталкиваются с различными сложностями.

Именно поэтому для того, чтобы минимизировать налоговые риски, предприниматели должны правильно понимать, как осуществляется документальное оформление представительских расходов в 2019 году и как этот вопрос регулируется действующим законодательством.

Что входит, а что нет

В соответствии с положениями, указанными в пункте 1 статьи 264 Налогового кодекса, в категорию представительских затрат включены любые расходы, которые относятся к официальному приему или обслуживанию каких-либо лиц.

В частности, это касается представителей других компаний, принимающих участие в проведении переговоров для поддержания или установления взаимного сотрудничества, а также тех участников, которые прибывают для проведения заседания совета директоров или же каких-либо других руководящих органов.

Место же, в котором проводятся соответствующие представительские мероприятия, само по себе не имеет никакого значения, и это достаточно важно понимать, потому что действующая деловая практика предусматривает возможность проведения представительских встреч не только в формальной, но и неформальной обстановке, то есть они могут осуществляться и вне офисного помещения.

Статья 264. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

К обслуживанию же в данном случае относится транспортировка всех участников проводимого мероприятия, буфетное обслуживание и оплата услуг переводчиков.

При этом стоит отметить тот факт, что в число представительских расходов не входят следующие категории затрат предпринимателей:

  • аренда помещения;
  • расходы, выделенные для организации развлекательных мероприятий или отдыха, лечения и профилактики заболеваний;
  • любые затраты, которые выделены на обслуживание физических лиц, если они не являются частными предпринимателями или клиентами компании;
  • визовая поддержка, транспортировка иностранных граждан до гостиницы от вокзала, а также любые затраты, выделенные для обеспечения проживания;
  • приобретение сувенирной продукции.

Главные детали

Так как вопрос о проведении представительских мероприятий на сегодняшний день является достаточно активно обсуждаемым юридическими деятелями, нужно знать все ключевые особенности их проведения для того, чтобы не столкнуться с какими-либо проблемами.

Зачем и по каким требованиям

Представительские затраты относятся к обособленной категории издержек компании и могут использоваться для того, чтобы сократить налогооблагаемую базу компании, работающей на общей системе.

Стоит отметить, что сокращается база не в полном размере, только на 4% от суммы затрат, выделенных на оплату труда на протяжении соответствующего отчетного периода, причем компания должна будет предоставить подтверждения того, что затраты являются представительскими, а также имеют документальное обоснование и фиксацию.

Предоставить налоговым органам нужно внутреннюю учетную и контрактную первичную документацию. Первичная документация оформляется в процессе возникновения того или иного хозяйственного факта или же сразу после его появления. Руководитель компании в обязательном порядке утверждает форму первичного документа, используемого в компании, указывая его в учетной политике компании.

Нормативы налогов

Налоговый учет представительских затрат включает в себя три основных этапа:

  1. Подсчет представительских расходов за текущий месяц.
  2. Определение того, какая часть таких затрат может учитываться в текущем периоде в соответствии с нормативом в 4% от рассчитанных затрат на оплату труда. При этом стоит отметить, что суммы затрат и оплаты труда в процессе нормирования определяется нарастающим итогом, и если какая-то часть в одном квартале не учитывается, то в таком случае ее можно хотя бы частично учитывать на протяжении следующего квартала этого года.
  3. Принимается к вычету НДС по всем представительским затратам, которые учитываются в пределах норматива как расходы текущего периода.

Приказ о проведении официального мероприятия

Что стоит учитывать

В соответствии с законами официальный прием предусматривает проведение завтрака, обеда, ужина или какого-либо другого аналогичного мероприятия, и под обслуживанием в данном случае подразумевается следующее:

  • транспортировка каждого участника на то место, где проводится представительское мероприятие, и обратно;
  • буфетное обслуживание (действующее налоговое законодательство не предусматривает подробный перечень напитков и продуктов, расходы на которые не могут указываться в составе представительских расходов);
  • оплата профессиональных переводчиков, которые не являются сотрудниками компании, но при этом обеспечивают перевод в процессе проведения указанного мероприятия.

Представительские затраты могут учитываться даже в том случае, если по результатам проведенной встречи контракт или желаемый договор стороны не подписывали, так как Налоговым кодексом не определяется возможности признания подобных расходов в зависимости от результатов указанного мероприятия.

Законные детали документального оформления представительских расходов

Представительские затраты должны быть в обязательном порядке оформлены следующей внутренней документацией:

  • приказ руководителя компании;
  • программа мероприятий с указанием состава делегации и должностей приглашенных лиц;
  • список представителей компании, принимающих участие в проводимых переговорах, а также заседаниях руководящих органов;
  • перечень должностных лиц компании, имеющих право на получение средств для проведения мероприятий;
  • порядок выдачи средств;
  • смета представительских расходов;
  • акт о выделении затрат на представительские мероприятия;
  • отчет о предоставленных образцах и сувенирах;
  • меню, которое было утверждено руководителем столовой, если предоставление обеда осуществлялось самим предприятием;
  • авансовый отчет с указанием оригиналов первичной документации, то есть товарных чеков и чеков ККМ.

Важные формальности

Для корректного признания представительских затрат и использования их в целях сокращения базы налогообложения нужно правильно понимать все ключевые формальности, связанные с их оформлением.

Критерии признания

Для обоснования данных расходов нужно правильно учитывать следующие критерии:

  • под затратами подразумеваются любые расходы, имеющие документальное подтверждение и обоснование;
  • обоснование расходов предусматривает экономическую оправданность выделенных сумм;
  • документальное подтверждение затрат предусматривает наличие соответствующих документов, которые составлены в полном соответствии с действующим законодательством.

Бухучет

В бухгалтерском учете представительские затраты не нормируются или же в принципе относятся к категории затрат по стандартным видам деятельности. Таким образом, при оформлении соответствующей документации их нужно будет отразить на счете 26 или 44 в зависимости от того, был ли получен отчет к моменту утверждения авансовой отчетности или окончания мероприятия.

Если же к концу года останется определенная часть затрат, которые не могут признаваться в налоговом учете, то в таком случае можно погасить остаток ОНА проводкой по Кт09 и Дб68, и на аналогичную сумму начислить постоянное обязательство в Дб99. Помимо этого, можно списать остаток на сечет 99, и этот способ гораздо проще, но он не совсем корректен, так как не происходит самого по себе выбытия активов и обязательств.

В процессе списания в конце года на затраты сумм НДС, которые относятся к представительским затратам, превышающим нормативы, налоговые обязательства отражаются по Кт68 и Дб99.

Смета на представительские расходы

Наглядные примеры

Стандартная схема отчетности может выглядеть следующим образом:

  • полное наименование компании;
  • должность и ФИО лица, заполняющего данную документацию;
  • дата оформления документа;
  • наименование «Смета представительских расходов» с указанием отчетного года;
  • указание полного перечня представительских расходов с указанием их вида и лимита годовых расходов, а также общей суммы;
  • подпись генерального директора компании.

Помимо этого, также издается внутренний документ (к примеру, специальное положение о проведении подобных мероприятий), которое должно утверждаться приказом руководителя, в котором указываются следующие данные:

  • полное наименование компании;
  • номер приказа;
  • город и дата составления документа;
  • определение норм расходования средств на представительские расходы на отчетный год;
  • перечень лиц, которые имеют право получать средства на проведение представительских мероприятий;
  • указание лица, несущего ответственность за расходование средств;
  • указание лица, которое должно предоставлять ответственность о приеме;
  • указание необходимости обеспечения соответствующего отражения проведенных расходов в бухгалтерском и налоговом учете;
  • подпись генерального директора.

Помимо всего прочего, само мероприятие должно проводиться в соответствии с приказом, в котором значится дата и ключевые особенности данного мероприятия.

Отчет о проведении официальной встречи

Особенности заполнения и содержания

Унифицированные формы, в соответствии с которыми должны оформляться подобные затраты, законодательством не утверждены, и каждая компания имеет право разработать свои, некоторые из которых являются обязательными, и это:

  • приказ о проведении мероприятия с указанием даты, цели и места проведения, а также полного списка лиц;
  • программа представительского мероприятия, в которой указываются даты и этапы официального приема;
  • смета проводимого мероприятия, которая составляется на каждое мероприятие с постатейным указанием всех затрат;
  • отчетность о проведенном мероприятии с указанием наименования партнеров, даты, цели и места проведения;
  • акт на списание представительских затрат, в котором указывается точная сумма всех понесенных затрат.

Помимо всего прочего, собираются также всевозможные чеки и документы, подтверждающие сумму понесенных затрат.

Отдельные уточнения

Затраты на организацию развлекательных программ не могут учитываться в перечень затрат при оформлении налоговой отчетности, в то время как расходы на ужины, которые проводятся в позднее ночное время или же в процессе проведения командировок, могут включаться в данный перечень. Помимо этого, при учете представительских расходов нужно обеспечить возможность распределения принимаемых затрат от непринимаемых.

Источник: http://buhuchetpro.ru/dokumentalnoe-oformlenie-predstavitelskih-rashodov/

Большой налог
Добавить комментарий