Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Содержание
  1. Правила выдачи денег в подотчет — пошаговая инструкция, как избежать ошибок
  2. Под отчет или подотчет — как правильно?
  3. Как оформляется выплата подотчет при выдаче из кассы, перечислении на карточку?
  4. Из кассы
  5. Перевод на карту
  6. Сроки сдачи отчета или неизрасходованных денег
  7. Процедура передачи подотчетной суммы другому лицу
  8. Порядок подотчета при УСН
  9. Штрафные санкции
  10. Деньги под отчет теперь можно выдавать не только сотрудникам
  11. Какой закон регулирует кассовые операции
  12. Порядок выдачи денежных средств в подотчет
  13. Сколько денежных средств можно выдать под отчет
  14. Можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника
  15. Как правильно отчитаться по подотчетной сумме
  16. Как быть, если сотрудник не отчитался по командировке, а нужно выдать деньги на новую командировку
  17. Какая ответственность за выдачу подотчетной суммы сотруднику, который имеет задолженность
  18. 1 вариант
  19. Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция
  20. Шаг 1: Получите заявление
  21. Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер
  22. Шаг 3: Передайте ордер в кассу
  23. Шаг 4: Проверьте кассовую книгу
  24. Авансовый отчет
  25. Потрачено меньше
  26. Потрачено больше
  27. Если деньги не возвращены
  28. Неоднозначные ситуации
  29. Выдача наличных денег под отчет производится. Как правильно выдать деньги в подотчет директору? Как издавать приказ о выдаче денег: пример
  30. На какой срок выдается наличность
  31. Документальное оформление выдачи
  32. Процедура выдачи наличности
  33. Максимальная сумма подотчета
  34. Могут ли кассиры получать подотчетные средства
  35. Выдача в подотчет в бюджетных компаниях
  36. Спорные ситуации
  37. Небольшая памятка бухгалтерам
  38. Как получить деньги
  39. Подотчетные суммы на приобретение расходных материалов директору можно ли выдавать
  40. Как происходит выдача денег в подотчёт
  41. Как производится выдача наличных денег под отчет
  42. Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление
  43. Как правильно выдать деньги в подотчет директору?
  44. Как правильно выдать деньги в подотчет в 2018 году
  45. Как правильно обнулить долг по подотчетным суммам сотрудника
  46. Выдача в подотчет: правила. образец заявления на выдачу денег в подотчет
  47. Заявление на выдачу денежных средств в подотчет (образец) сотруднику, директору, не работнику предприятия
  48. Общие правила для составления заявления на выдачу под отчет денежной суммы
  49. Можно ли ставить на заявлении факсимильную подпись руководителя?
  50. От сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору

Правила выдачи денег в подотчет — пошаговая инструкция, как избежать ошибок

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Здравствуйте, уважаемые читатели моего блога! Часто мне задают вопросы, как правильно оформлять учет денег выданных под отчет и как выявить задолженность.

Тема достаточно широкая, сегодня я постаралась сделать акцент на проводках, которые выданы в разные отделы предприятия.

Разберем основные правила выдачи денег под отчет, как избежать ошибок и не получить штрафы от контролирующих органов. Обо все подробно в нашей статье.

Деньги, выдаваемые под отчет — это те средства, которые даются сотруднику на нужды того предприятия, где он трудится. Например, работникам могут ежемесячно отчисляться денежные средства на покупку канцелярских принадлежностей, каких-то запасных частей и т. д.

Под отчет или подотчет — как правильно?

А написание «подотчет» — это термин, которым пользуются в бухгалтерской среде. Им обозначаются денежные средства, за которые сотрудник обязан отчитаться.Пример: «В подотчете у сотрудника Иванова есть 20 тысяч рублей».

Как оформляется выплата подотчет при выдаче из кассы, перечислении на карточку?

Для начала будет рассмотрен случай выдачи наличных денег под отчет сотруднику организации.

Из кассы

1. Бухгалтеру необходимо проверить, не имеется ли у работника, который хочет получить деньги под отчет, задолженностей. Если работник еще не рассчитался за выданную ранее сумму, новые деньги выдавать нельзя!

2. Сотрудник организации должен написать заявление о предоставлении денежных средств под отчет на имя руководителя организации. Какой-то особой формы заявления нет, можно его сделать в произвольной форме.

Главное, чтобы были указаны сумма денежных средств и на какой срок выдаются. Если руководитель согласен на выдачу денег работнику, он ставит число и свою подпись. Без заявления выдача денег запрещена!

3. Далее бухгалтер должен оформить расходно-кассовый ордер согласно форме КО-2. Такой ордер может оформить главный бухгалтер, бухгалтер, в обязанности которого это входит, кассир, физическое лицо, которое оказывает компании на основании договора бухгалтерские услуги или самим руководителем. Подписать расходный ордер может главный бухгалтер, бухгалтер или руководитель.

4. После кассиром проверяется правильность заполнения формы КО-2, если все правильно, кассир выдает наличные деньги сотруднику. На расходно-кассовом ордере должен расписаться и кассир, и сотрудник. Если на предприятии нет кассира, то подпись в ордере и выдачу денег производит руководитель.

Перевод на карту

1. Сотруднику необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором нужно указать, на что будут израсходованы деньги, сумма денег, банковские реквизиты карты, срок предоставления суммы. Если директор согласен, он ставит на заявлении дату и свою подпись.2.

Когда бухгалтер проверит, что у сотрудника нет предыдущих задолженностей и руководитель предприятия одобрил его заявление, он может составлять платежное поручение.

Обязательно нужно подробно указывать назначение денег, которые переводятся, чтобы при налоговом запросе не возникало каких-то проблем.

Сроки сдачи отчета или неизрасходованных денег

Сотруднику необходимо предоставить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня:

  • истечения срока, который был указан в заявлении на выдачу денег под отчет;
  • окончания командировки;
  • выхода на работу (если сотрудник был в отпуске или на больничном).

Авансовый отчет проверяется бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем предприятия. Если все оформлено верно, проверяющий ставит на авансовом отчете дату и свою подпись.

Если оказалось так, что у сотрудника остались подотчетные деньги, их необходимо сдать в кассу в тот же срок, что и авансовый отчет, что уже было описано выше. Для того, что бы принять деньги в кассу, составляется приходно-кассовый ордер, который подписывается главным бухгалтером.

Процедура передачи подотчетной суммы другому лицу

Действующие на данный момент нормативные акты не содержат в себе запрета на передачу подотчетных денежных средств от одного сотрудника к другому. Раньше это запрещалось законодательно, но после 2012 года стало фактически возможным.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Только вот при передаче денег от одного лица другому не оформляется никаких документов, поэтому на подотчетном лице, которое взяло деньги изначально, будет задолженность, что понесет за собой определенные взыскания.

Порядок подотчета при УСН

Очень часто те, кто пользуется упрощенной системой налогообложения, считают, что не нужно оформлять авансовые отчеты. Является ли это правомерным?

Так как те, кто пользуются упрощенной системой налогообложения освобождаются от ведения бухгалтерского учета, они не считают нужным оформлять первичные документы. Ведь налог у них считается с доходов, а доходы эти рассчитываются кассовым методом, а поступление денежных средств не сложно проверить.

Но на основании ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, которые проводит организация, должны иметь документальное подтверждение. Те, кто пользуются УСН, должны так же заполнять все кассовые документы. Поэтому порядок подотчета при УСН такой же, как и при других системах налогообложения.

Штрафные санкции

В тех ситуациях, когда подотчетное лицо не возвращает оставшиеся денежные средства в течение месяца, то сумма подлежит обложению налоговым агентом НДФЛ за счет любого налогооблагаемого дохода.

Если организация нарушила закон при выдаче подотчетных сумм, на нее так же могут быть наложены штрафные санкции. На должностных лиц от четырех до пяти тысяч рублей, на само предприятие — от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Выдача денег в пдотчет из кассы: как отразить документально в кассе РКО? Об этом подробно расскажет видео:

Источник: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/vydacha-deneg-podotchet.html

Деньги под отчет теперь можно выдавать не только сотрудникам

Я хочу коснуться указания ЦБ, оно очень простое. Речь в этом указании идет про то, кому можно и кому нельзя давать деньги под отчет.

Вопрос: если какой-то человек не работает в нашей компании по трудовому договору, а работает по договору гражданско-правового характера или это просто человек, что называется, с улицы, то можем ли мы ему деньги выдавать под отчет?Раньше было нельзя, а теперь это делать можно.

Я не знаю, честно, почему так произошло, но в любом случае указание Центробанка такое вышло и, соответственно, вы в компаниях можете выдавать деньги под отчет не только сотрудникам ваших организаций, но и физическим лицам, не состоящим в штате в организации.

Хорошее изменение, дорогие читатели. 21-22 ноября я проведу двухдневный семинар-практикум по законному снижению налогов (включая НДС) и страховых взносов без использования криминальных связей с обналичкой. На данном мероприятии соберется уже по меркам более 120 предпринимателей.

В качестве бонуса, я расскажу вам, как легально выводить наличность в любых количествах с расчетного счета, как обезопасить руководство, владельца и бухгалтерию компании максимально от любой отвественности. Смотреть описание семинара и записаться.

Источник: https://turov.pro/dengi-pod-otchet-teper-mozhno-vyidavat-ne-tolko-sotrudnikam/

В процессе хозяйственной деятельности руководство организации постоянно сталкивается с необходимостью выдачи наличных денежных средств своему сотруднику, например, на командировку, на представительские расходы, на покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, на приобретение ГСМ и тд.

Какой закон регулирует кассовые операции

Порядок ведения кассовых операций изменялся неоднократно. На момент написания материала действует Указание Банка России от 11. 03. 2014 № 3210-У.

Указание утвердило новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются Указанием № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

https://www.youtube.com/watch?v=eFZGVPH-8sg

Документ зарегистрирован в Минюсте России 23. 05.2014 (№ 32404) и опубликован в «Вестнике Банка России» № 46 (1524) от 28. 05. 2014. Указание № 3210-У вступило в силу с 01. 06.

2014, за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые будут действовать с 1 января 2015 года.

Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утратило силу Положение Банка России от 12. 10.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет

  • Наличные деньги выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности;
  • Сотрудник в свободной форме пишет заявление;
  • На заявлении руководитель указывает выдаваемую сумму, срок выдачи денег, ставит дату и подпись;
  • Бухгалтер выписывает расходно-кассовый ордер, выдает деньги;
  • Не позднее 3 рабочих дней по истечении срока выдачи денег или возврата из командировки сотрудник представляет авансовый отчет.

Это ваше право. С другой стороны, лучше этого не делать. Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату. Новые суммы не выдаются, пока работник не отчитался по предыдущим.

Сколько денежных средств можно выдать под отчет

Но нужно понимать, что согласно Указания Банка России от 07. 10.

2013 N 3073-У расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Поэтому, если выдаются денежные средства для расчета по контракту, то логично не превысить лимит 100 тыс.

Можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника

Перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Как правильно отчитаться по подотчетной сумме

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Как быть, если сотрудник не отчитался по командировке, а нужно выдать деньги на новую командировку

Обычно оформляют приходный кассовый ордер на возврат неизрасходованных денег с прошлого подотчета и расходный кассовый ордер на новую – большую сумму подотчета. Делается это одним днем и сверхлимитных остатков по кассе не образуется. Кассовая дисциплина не нарушена.

Какая ответственность за выдачу подотчетной суммы сотруднику, который имеет задолженность

Налоговые инспекторы используют два варианта.

1 вариант

Источник: http://blognalog.com/uchet/pravila-vyidachi-deneg-v-podotchet-poshagovaya-instruktsiya-kak-izbezhat-oshibok.html

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция Денис Покшан, 12 марта 12 марта 2019

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет.

Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

  • покупки товарно-материальных ценностей;
  • осуществления расходов в командировке;
  • расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.

14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: Получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены: – сумма наличных денежных средств; – срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88. Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п.

 4 Указания): – главный бухгалтер; – бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; – руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 3: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается  получателем и кассиром.

Шаг 4: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

  • истечения срока, на который выдавались деньги;
  • возвращения из командировки;
  • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы  (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем.

Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

  • получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
  • в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
  • ознакомить с приказом работника  (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также «Как правильно производить удержания из заработной платы»).

Неоднозначные ситуации

СитуацияРешение
Заявление на выдачу денег
Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске. По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор).
Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства. Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо.
Лимит выдаваемых сумм
Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей). Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними.
Внештатный работник
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику. С 1 июня 2014  года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.
Материальная ответственность
Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности. Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85. Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора.
Использование банковских карт
Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту. Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:– оплаты командировочных расходов;– компенсации документально подтвержденных расходов.Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. «Командировочные можно перечислять на «зарплатную» карту работника»; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13).Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее:- предусмотреть такую возможность в локальном акте;- указать в платежке, что перечисляется именно  подотчетная сумма;- получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Обсудить на форуме (16)РаспечататьВ закладки

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2014/9/9042

Выдача наличных денег под отчет производится. Как правильно выдать деньги в подотчет директору? Как издавать приказ о выдаче денег: пример

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

В некоторых ситуациях организации необходимо выдать своим сотрудникам наличные деньги под отчет. В каких ситуациях это возможно, и как это делается, вы можете узнать из следующей статьи.

На какой срок выдается наличность

Предприниматель или управляющий организации вправе сам решить, на какой срок выдать деньги. Законодательством данный вопрос не регулируется. Самое главное, чтобы этот срок был указан в заявлении сотрудника, и управляющий был полностью согласен с этим сроком.

Как уже было написано выше, подотчетная наличность должна быть возвращена не позднее, чем по истечению трех дней с момента окончания срока, на который выдавались средства. В случае если в заявлении не указывается, на какой срок сотрудник получает наличность, возвратить их нужно будет в течение трех дней с момента получения.

Если наличность была выдана на длительный период (к примеру, несколько месяцев), сотрудник имеет полное право не возвращать их до окончания назначенного срока. Досрочно их вернуть можно по собственному желанию, или при увольнении.

Документальное оформление выдачи

При выдаче подотчетных средств должны быть оформлены следующие документы:

  1. Служебная записка от инициатора выдачи – в ней должно быть обоснование того, что выдача денег действительно нужна. Также, должен быть прописан исполнитель. Если инициатором выступает управляющий компании, оформлять данную записку нет необходимости.
  2. Приказ руководства о подотчетных сотрудниках – в нем отражается, кому может быть выдана наличность и в каких суммах.
  3. Кассовые ордера по расходу.
  4. Специфические документы (с учетом содержания трудовых поручений). Такими документами могут выступать:
  • Удостоверение работника, направленного в командировку;
  • Рабочее задание;
  • Книга регистрации работников, отправленных в командировки;
  • Доверенности на оплату товаров и работ от лица компании, книги учета таких доверенностей.

Процедура выдачи наличности

Выдача денежных средств под отчет осуществляется в несколько этапов:

  1. Проверка наличия долга по ранее предоставляемым суммам. Стоит узнать, не имеется ли у сотрудника долга по полученным ранее подотчетным деньгам. Если задолженность есть, выдавать деньги нельзя.
  2. Получение заявление.

Сотрудник должен написать заявление на имя директора компании о выдаче ему денег под отчет. Законодательно установленной формы заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. Главное, чтобы в тексте было прописано: сумма выдаваемой наличности и срок выдачи.

Управляющий должен проставить на заявлении свою подпись и дату. Выдавать подотчетные средства без данного заявления нельзя.

После того, как заявление было получено и подписано, можно оформлять расходный кассовый ордер. Ордер может оформить:

  • Главный бухгалтер;
  • Бухгалтер или иной должностной сотрудник (в том числе кассир);
  • Управляющий компании (если отсутствует бухгалтер или главный бухгалтер).

Также, бухгалтер или главный бухгалтер должны подписать данный документ. Если ни одного из них нет на рабочем месте, расходник подписывает директор организации.

Подробнее о расходном кассовом ордере читайте в .

Кассир обязан проверить полученный расходник. Если он составлен верно, то получатель средств должен предъявить кассиру документ, подтверждающий личность. После этого подотчетные средства могут быть выданы из кассы. Получатель денег и кассир должны поставить на ордере свои подписи.

В кассовой книге необходимо сделать запись о выписанном ордере. При этом записи в кассовой книге необходимо сверять со сведениями из ордеров. Делать это должен или бухгалтер, или главный бухгалтер. Если они отсутствуют – управляющий компании.

Подробнее о кассовой книге читайте в .

Максимальная сумма подотчета

В соответствии с законодательством, расчеты по одному договору должны составлять не более ста тысяч рублей. Считается, что данное ограничение нельзя превышать. Однако некоторые нюансы все же имеются.

Данное ограничение установлено только на расчеты по договорам между компаниями и предпринимателями. А на расчеты с гражданами, которыми являются работники организации, данный лимит не распространяется. В данные расчеты входят выдача наличности под отчет, выплата заработной платы и социальные выплаты.

Главное, чтобы при расчетах с предпринимателями и компаниями, сотрудники не превышали лимит в сто тысяч рублей.

То есть, руководитель организации может выдавать подотчет любую сумму средств, в пределах финансовых возможностей.

Могут ли кассиры получать подотчетные средства

Подотчетные деньги выдаются из кассы компании. Если касса в организации временно отсутствует, данные суммы можно выдавать кассирам. Однако данное действие обязательно должно быть согласовано с кредитной организацией.

То есть, организация может выдавать кассирам денежные средства на выплату зарплаты работникам при правильном оформлении всех необходимых документов.

Выдача в подотчет в бюджетных компаниях

Выдача наличности в подотчет в бюджетных компаниях полностью совпадает с процедурой выдачи в частных компаниях.

Если средства выдаются на расходы в командировке, их размер определяется или коллективным контрактом, или нормативным актом.

Денежные средства также выдаются только по заявлению работников. Обязательно нужно проверить, отчитался ли сотрудник за прошлые полученные деньги.

Спорные ситуации

  1. Сотруднику нужно срочно получить подотчетные средства, а управляющий компании находится в отпуске – деньги может выдать или финансовый директор или бухгалтер, но только при наличии доверенности.
  2. Директор в устной форме попросил бухгалтера выдать ему деньги – выдавать деньги нельзя, это можно сделать только по письменному заявлению.
  3. Сотруднику необходима сумма более ста тысяч рублей – выдать наличность можно, так как предельный лимит распространяется только на расчеты с предпринимателями и организациями.
  4. Если необходимо приобрести материалы по гражданско-правовому контракту, наличность выдается подрядчику – в данном случае никаких нарушений кассовой дисциплины нет, так как с июня 2016 года сотрудник, работающий по такому договору, считается сотрудником организации.
  5. Бухгалтер настаивает на том, чтобы подотчетный сотрудник подписал договор о материальной ответственности – выдача наличности под отчет не служит основанием для заключения такого договора. Если сотрудником не будут возвращены оставшиеся средства, их можно будет удержать из зарплаты работника.

Небольшая памятка бухгалтерам

Бухгалтера всегда должны помнить следующие правила:

  1. Работник должен написать заявление на получение наличности из кассы.
  2. Операция по выдачи средств должна быть оформлена ордером по расходу.
  3. Если средства израсходованы не полностью, они должны быть возвращены обратно в кассу.
  4. Новый аванс нельзя выдать до тех пор, пока сотрудник не отчитался за старый.
  5. Одному подотчетному лицу нельзя выдать более ста тысяч за один раз.
  6. Расходование средств должно быть подтверждено документально (чеками, квитанциями, актами, накладными).
  7. Для того чтобы подтвердить оплату товара, недостаточно одного кассового чека, нужен еще товарный.
  8. Если деньги не были возвращены в установленный срок, их удерживают из зарплаты работника. На суммы подотчетный средств начисляется НДФЛ. Если возникнут спорные ситуации, их необходимо оспаривать через суд.

Подробнее о бухгалтерском учете подотчетных средств читайте в .

Каждый работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить глава компании. Он может издать приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Подотчетными лицами могут выступать любые работники предприятия

Как получить деньги

До 19.08.2017 г. работник для получения денег под отчет должен был направить в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что она будет потрачена.

Источник: https://art4soul.ru/protiv-sobstvennosti/vydacha-nalichnyh-deneg-pod-otchet-proizvoditsya-kak-pravilno-vydat-dengi-v/

Подотчетные суммы на приобретение расходных материалов директору можно ли выдавать

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и ее работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его адрес представляют собой оплату труда.

А раз так, то взносы на сумму матпомощи начислять не надо. Даже если она и больше 4000 руб. Но эта точка зрения неизбежно приведет к спору с фондами. Подарок. От НДФЛ освобождены подарки, стоимость которых составляет максимум 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НКРФ).

Это правило распространяется и на подарки деньгами (п. 1 ст. 128, ст. 572 ГК РФ). Взносы на подарок директору начислять не надо (письмо Минздравсоцразвития России от19мая 2010г. №1239–19). При этом передачу подарка, который стоит более 3000 руб.

, надо оформить письменным договором дарения.

Как происходит выдача денег в подотчёт

В случае их отсутствия на работе авансовый отчет проверяет руководитель, который и утверждает его, а также определяет сроки, в течение которых следует произвести окончательные расчеты с подотчетником.ВАЖНО! Указание № 3210-У не устанавливает предельную сумму, которую можно выдать под отчет. Сроки, на которые выдаются средства, также указанием не регламентированы.

Важно А это значит, что данные критерии фирма может определять по своему усмотрению. Особенности выдачи денег под отчет директору Директор — главный человек в компании, но с точки зрения трудового законодательства он точно такой же сотрудник, как и остальные ее работники.

Поэтому все изложенные выше правила выдачи денег под отчет распространяются и на руководителя. ВАЖНО! Отношения, возникающие в результате избрания, назначения на должность или утверждения в должности, являются трудовыми.

Как производится выдача наличных денег под отчет

Налоговики на проверке могут решить, что дивиденды, выданные с нарушением порядка, таковыми не являются, а представляют собой обычный доход. Тогда НДФЛ пересчитают по ставке 13, а не 9 процентов.

Переоформить долг по подотчету в заем Для кого подходит: Для всех компаний. Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом.

Внимание Получится лишь на некоторое время отложить ее решение. Ведь рано или поздно директор все же должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа. Еще один минус.

При беспроцентном займе возникнет материальная выгода от экономии на процентах, которые директору пришлось бы заплатить, если бы он, к примеру, взял кредит в банке (подп. 1 п. 1 ст. 212 НКРФ).

С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

Поэтому он также подпадает под категорию «работник организации». А значит, он также вправе получить деньги под отчет.


— расчеты с подотчетными лицами: Вот только как быть с оформлением заявления? В этом случае рекомендуется написать обезличенное заявление, в котором содержится не запрос на выдачу средств, а утверждение о необходимости их получения. Например, так: «Заявляю о необходимости получения под отчет 10000 (десяти тысяч) рублей для оплаты…».

Кроме того, на директора компании распространяется также требование и о составлении авансового отчета. А можно ли так оформить заявление, если средства под отчет получает учредитель организации? Учредителю Если учредитель юридического лица (т.е.

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

И ежемесячно выплачивать арендную плату. А директор из этой суммы будет постепенно погашать долг по подотчету. С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ. Взносами она не облагается.

При этом арендную плату в отличие от матпомощи и подарков можно списать в налоговые расходы. Безопаснее, чтобы сумма, которую вы будете начислять директору, не превышала рыночные арендные ставки.

https://www.youtube.com/watch?v=h6WkhuHRIXE

Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными и пересчитают налог на прибыль. Осторожно! Можно закрывать подотчет компенсацией за использование машины.
Но этот расход нормируют в налоговом учете.

Другая разновидность этого способа обнуления подотчета — выплачивать директору компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ вообще не понадобится, как и платить взносы.

Основание — пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, подпункт «и» пункта 2 части 1 Закона № 212-ФЗ.

Как правильно выдать деньги в подотчет в 2018 году

Отчётность следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания. Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы.

Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт. Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств.

Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.

Как правильно обнулить долг по подотчетным суммам сотрудника

Например, мебель, электронику, автомобили. Конечно, если директор передаст вам все документы на покупку, а машину оформит на компанию. Но будьте готовы, что налоговики на выездной проверке потребуют предъявить им все купленное.

А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. У организации возникает еще и обязанность платить транспортный налог.

Наконец, через компанию можно провести далеко не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если в организации нет автомобиля.

Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет. Июнь 2014 г.

Выдача в подотчет: правила. образец заявления на выдачу денег в подотчет

Сотрудник 27 мая потратил 1000 (одну тысячу) руб., предоставил чеки и авансовый отчет. Неиспользованную сумму менеджер вернул в кассу.

  • ДТ71 КТ50 — 2000 руб. – выданы средства из кассы;
  • ДТ50 КТ71 — 1000 руб. – внесен остаток неизрасходованных средств;
  • ДТ10 КТ71 — 1000 руб. – канцтовары приняты к учету.

Перечисление средств на корпоративную карту Альтернативой зарплатной карте является корпоративная. На нее можно перечислять средства под отчет сотрудникам.

Работнику достаточно только написать заявление в свободной форме на пользование картой. Перевод средств осуществляется на основании приказа директора.

На основании Указания №3210-У Банка России данная задолженность должна быть погашена в полном объеме в кассу либо документально подтвержден ее расход в полном объеме – путем сдачи авансового отчета и документов, из которых проистекает целевое расходование средств (т.е. на предпринимательскую деятельность).

Если все вышеуказанные условия соблюдены единовременно, то средства из кассы можно без опасений выдавать под отчет. А можно ли выдать деньги под отчет руководителю компании? Можно ли выдать деньги под отчет Директору Стоит напомнить, что п.6.3 и п.

5 Указания Банка России №3210-У оговаривают возможность выдачи средств только работникам юридического лица, которые оформлены по трудовому договору либо работают по гражданско-правовому соглашению.

При этом нет никакого указания на должностные ограничения. Что касается директора (генерального директора), т.е.
Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.

Образец приказа о выдаче под отчет 2018 Заявление о выдаче денег в подотчет Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить.

Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.

Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому.

Источник: http://pbcns.ru/podotchetnye-summy-na-priobretenie-rashodnyh-materialov-direktoru-mozhno-li-vydavat/

Заявление на выдачу денежных средств в подотчет (образец) сотруднику, директору, не работнику предприятия

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

» Организация бизнеса » Бухгалтерия » Расчеты » Наличные » Подотчет » Как написать заявление на выдачу подотчетных сумм (образец)

Выдача денег под отчет разрешена сотрудникам, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору. К таким сотрудникам относятся и обычные работники, и руководители компаний, и даже сторонние лица.

Но независимо от категории подотчетного лица правила предоставления средств им одинаковы – только на основании заявления! Но как его правильно оформить?

Общие правила для составления заявления на выдачу под отчет денежной суммы

Согласно п.6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014г. выдача подотчетных сумм работникам на оплату расходов, которые связаны с деятельностью предпринимателя или организации, осуществляется только на основании письменного заявления самого подотчетного лица. Но как составить этот документ, если никаких конкретных правил по этому поводу нет?

Основные требования к составлению заявлению все-таки есть – они описаны в п.6.3 Указания №3210-У:

  • документ оформляется в письменном виде и в произвольной форме, и обязательно на бумажном носителе. При этом не запрещается подготовка данного документа с помощью печатающих средств;
  • пишется на имя руководителя компании (предпринимателя) с указанием ее названия, Ф.И.О. ее руководителя и Ф.И.О. самого подотчетного лица и его должности;
  • в заявлении указывается направление расходования средств, требуемая сумма денег и срок, на который она выдается;
  • заявление подписывается самим подотчетным лицом;
  • в документе обязательно указывается дата оформления заявления;
  • и ставится руководителем (предпринимателем) разрешительная виза. В этой визе проставляется подпись, сопровождаемая Ф.И.О. руководителя, расшифровкой его должности, датой визирования заявления, суммой и сроком, на которые разрешается выдать деньги.

Очень часто заявление дополняется записью о состоянии расчетов по ранее полученным подотчетным суммам. Это помогает соблюсти требования п.6.3 его 3 абзаца (Указания Банка РФ №3210-У) — о выдаче подотчетных сумм работникам только при наличии полного погашения ими задолженности по ранее предоставленным им аналогичным средствам.

Образец оформления заявления на выдачу денег под отчет сотруднику в формате word можете скачать ЗДЕСЬ.

Таким  образом, прежде чем попасть к руководителю организации (предпринимателю), заявление должно быть подано в бухгалтерию: именно там проверяется наличие или отсутствие непогашенной задолженности по подотчетным суммам. И только после этого заявление направляется руководителю (индивидуальному предпринимателю).

Как уже указывалось ранее, заявление можно подготовить и с помощью печатных устройств. Но от руки должны быть оформлены:

  • подотчетная сумма и срок, на который она должна быть выдана;
  • подпись подотчетного лица и дата составления документа;
  • отметка бухгалтерии о наличии или отсутствии долга по ранее полученным средствам под отчет;
  • виза от руководителя компании.

Все остальные данные в заявлении можно и напечатать.

Можно ли ставить на заявлении факсимильную подпись руководителя?

Главное в выдаче подотчетных сумм сотрудникам – разрешение руководителя компании, которое удостоверяется его подписью. Но вот вопрос: какую подпись можно поставить — собственноручную или факсимильную?

Вопрос применения факсимиле является довольно спорным.

С одной стороны, есть судебная практика, в которой факсимильная подпись признается лишь способом проставления оригинальной, личной подписи. В частности, есть определение ВАС РФ №ВАС-755/10 от 19.02.2010г., в котором указывается, что действующее законодательство РФ не содержит запретительных норм на подписание документов руководителем компании посредством использования штампов-факсимиле.

Да, действительно, факсимильная подпись является воспроизведением собственноручной с помощью средств механического или иного копирования. Применение факсимиле разрешается статьей 160 Гражданского Кодекса РФ, но при этом на основании п.3 статьи 2 ГК РФ положение статьи 160 не распространяется на налоговые и иные финансовые и административные отношения.

Кроме того, есть письмо Минфина РФ №03-02-08/13 от 15.03.10г. В этом письме прямо указывается на недопустимость использования факсимиле при оформлении платежных документов, на доверенностях и иных документах, имеющих финансовые последствия.

Стоит напомнить, что заявление на получение подотчетных средств, подписанное руководителем, является основанием для оформления расходного кассового ордера для выдачи сотрудникам подотчетных сумм.

В этом случае разрешительная подпись руководителя компании служит распоряжением кассиру о выплате денежных средств, а заявление признается формой платежного документа, содержащего в себе указанное распоряжение.

Кроме того, в Указании №3210-У есть прямая норма, разрешающая использование факсимиле: в п.4 говорится, что применение для ведения кассовых операций факсимильной подписи допускается только работниками – инвалидами по зрению. Но сами эти работники не должны являться кассирами, а факсимиле используется ими для подтверждения факта совершения кассовой операции в отношении них.

Это означает, что во всех остальных случаях использование факсимиле при оформлении кассовых документов, включая и заявление на получение средств под отчет, не допускается. И этот запрет распространяется и на оформление документов предпринимателями.

От сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору

Очень многие компании беспокоит один вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет не работнику предприятия? На это прямой ответ дает само Указание Банка России №3210-У. Своими пунктами 6.3 и 5 Указание №3210-У разрешает выдавать средства работникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору.

При этом не имеет значения:

  • ни срок договора;
  • ни продолжительность работы, т.е. он может быть заключен на разовое выполнение задания или на постоянное сотрудничество с пролонгацией;
  • на характер самой работы – дистанционная или в офисе; подряд, услуги и т.д.

Но важным условием является – заключение гражданско-правового договора именно с физическим лицом, у которого нет регистрации в качестве предпринимателя. Это проистекает из анализа пункта 5 Указания №3210-У. При наличии такого договора разрешается выдача подотчетных сумм работникам, которые находятся вне штата предприятия (предпринимателя).

Однако каков порядок выдачи внештатному сотруднику (по тексту далее – подрядчик) денег под отчет? Точно такой же, как и для штатного работника:

  1. подрядчик должен написать заявление на подотчетные деньги, указав в самом заявлении:
  • основание для получения указанных средств, т.е. реквизиты гражданско-правового договора и характер выполняемой работы;
  • свою «должность», т.е., например, «от подрядчика Иванова Виктора Степановича».
  1. срок отчета по выданным под отчет средствам остается тот же — 3 рабочих дня по истечении срока, подтвержденного руководителем (предпринимателем) в заявлении подрядчика;
  2. предоставление авансового отчета со всеми подтверждающими расход документами. При этом в самом авансовом отчете (если используется форма Госкомстата, утвержденная его Постановлением №55 от 01.08.2001г.) в строке «Профессия (должность)» следует указать «подрядчик» или «договор подряда №…от…», например.

Наличие такой конкретики избавит от необходимости придумывать, чем заполнить иные строки авансового отчета, в частности «Табельный номер» и «Структурное подразделение».

Очень часто для того, чтобы обезопасить себя от претензий налоговых органов, дополнительно организациям (предпринимателям) рекомендуют в Положении о подотчетных лицах сделать уточнение для сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, о распространении на них общих правил выдачи подотчетных сумм и подтверждения их целевого расхода. Без этого можно и обойтись, но лишним не будет.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Образец заявления на выдачу денежной суммы под отчет лицу, не являющемуся сотрудником фирмы  можно ЗДЕСЬ.

Но вот указать на возможность получения подрядчиком средств под отчет из кассы предприятия (предпринимателя) и о правилах подтверждения их целевого расхода в договоре подряда (или в ином гражданско-правовом договоре) все-таки следует.

Тогда ни у кого не возникнет сомнений, что выданные деньги – это подотчетные средства, а не аванс. Кроме того, и у подрядчика не возникнет тогда никаких претензий к работодателю.

Руководитель фирмы (юридического лица или компании предпринимателя) – это тоже сотрудник, который, как правило, работает по трудовому договору. И на этот счет Указание №3210-У не предусматривает дискриминации, относя руководителя к разряду обычных сотрудников.

А это значит, что получать указанный сотрудник средства под отчет будет в общем порядке, т.е. на основании заявления. Правда, само заявление не пишется на имя руководителя, а обезличенно. Например, «Заявляю о необходимости в получении под отчет 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей для покупки канцтоваров».

Самое главное, чтобы в заявлении были указаны срок, на который должна быть выдана сумма, сама требуемая сумма, а также должны стоять собственноручная подпись руководителя и дата оформления заявления.

И тогда уже на основании такого заявления оформляется расходный кассовый ордер и выдаются средства.

А, если руководитель (предприниматель) совмещает должности, выполняя функции кассира? С одной стороны, выдача подотчетных сумм работникам, к которым относится и руководитель компании требует оформления заявления. А с другой стороны, заявление необходимо, как разрешение кассиру на выдачу денег для оплаты расходов предпринимательской деятельности предприятия (п.6.3 Указания №3210-У).

И если кассиром является руководитель этого предприятия, то какой смысл в заполнении заявления? В этом качестве вполне может хватить и расходного кассового ордера. Только при его заполнении следует в строке «Основание» указать: «выдача денег под отчет для оплаты …., на срок ….».

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/buhgalteriya/raschety/nalichnye/podotchet/zayavlenie-na-vydachu.html

Большой налог
Добавить комментарий