Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях для налога на прибыль

Содержание
  1. Компенсация за автомобиль
  2. Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля
  3. Налоговые риски при уплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях *
  4. Документальное оформление
  5. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях (автомобиля) в 2019 году – ГСМ, НДФЛ, расчет, выплата
  6. Основные моменты
  7. Почему возникает такая ситуация
  8. Законные основания
  9. Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях
  10. Какие затраты компенсируются
  11. Как правильно произвести расчет
  12. Пошаговая инструкция оформления
  13. Какое действует налогообложение (НДФЛ)
  14. Отражение операций бухгалтерскими проводками
  15. компенсация использования личного автомобиля в служебных целях 2018 – Бухгалтерия
  16. Договор на использование личного автомобиля в служебных целях — образец 2018
  17. Как правильно оформить договор на использование личного авто в служебных целях?
  18. Образец приказа о выплате работнику компенсации за использование личного имущества
  19. В каком размере выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2018?
  20. Налогообложение компенсации
  21. Как написать заявление на получение компенсации?
  22. Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях
  23. Компенсация за использование личного автомобиля
  24. Расчет размера возмещения
  25. Как правильно документально оформить компенсационные выплаты
  26. Когда денежное возмещение облагается налогом?
  27. Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто
  28. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году
  29. Основания для выплат
  30. Необходимые документы
  31. Процесс получения выплат
  32. Как рассчитывается размер возвращаемых финансов
  33. Нужны ли путевые листы
  34. Почему могут отказать
  35. Важные нюансы

Компенсация за автомобиль

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях для налога на прибыль

Достаточно часто в организациях используют личные автомобили работников для выполнения служебных задач.

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

В таких ситуациях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно различными способами. В большинстве случаев применяют следующие два способа.

1. Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами. Однако зачастую работодатель (принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли) предлагает ежемесячную компенсацию в следующем размере (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

  • для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 1 200 руб.;
  • для автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

  • для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 2 400 руб., с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 3 000 руб.;
  • для мотоциклов — 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт.

К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства.

При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).

2. Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632, 642 ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).

Обратите внимание!

С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13%. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Связанные вопросы

Должен ли арендодатель платить НДФЛ с дохода от сдачи имущества в аренду? >>>

Налоговые риски при уплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях *

См. также Письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19.

Ситуация, при которой работник в служебных целях использует личный автомобиль, — достаточно распространенная для многих организаций. В этом случае управляет транспортным средством и эксплуатирует его работник. Расходы на оплату бензина несет работник. Ему выплачивается компенсация за использование автомобиля в служебных целях и возмещаются расходы, понесенные в связи с этим.

Такие выплаты часто влекут налоговые риски из-за неправильного документального оформления данных операций.

Документальное оформление

В соответствии со ст.

188 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

При расчете размера такой компенсации нужно учитывать следующие положения. Износ автомобиля — это часть расчета суммы всей компенсации.

Оставшаяся сумма, то есть арендная плата в чистом виде, согласовывается сторонами по их разумному усмотрению. Иными словами, это может быть, конечно, не любая, а именно разумная сумма.

Так, чтобы у проверяющих не было претензий, размер компенсации должен быть разумным.

Рассчитанный размер компенсации и размер возмещения расходов, связанных с использованием личного автомобиля, определяются соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Например, это можно установить в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему, где должны быть указаны:

  • технические и регистрационные данные используемого личного автомобиля;
  • документально подтвержденные права работника в отношении автомобиля (документы о собственности);
  • состояние автомобиля на момент подписания трудового договора (дополнительного соглашения);
  • порядок и сроки использования автомобиля;
  • порядок и сроки выплаты компенсации;
  • порядок возмещения расходов, связанных с использованием автомобиля (виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.).

Образец документа

Источник: https://obd2bluetooth.ru/kompensacija-za-avtomobil/

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях (автомобиля) в 2019 году – ГСМ, НДФЛ, расчет, выплата

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях для налога на прибыль

Оформление компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (автомобиля) в 2019 году обладает некоторыми особенностями, незнание которых может повлечь за собой различное недопонимание.

Эксплуатация транспортного средства работником компании в процессе своей деятельности осуществляется в производственных целях по необходимости в случае многочисленных разъездов.

Работодателем осуществляется компенсация понесенных затрат работником во время эксплуатации личного транспортного средства.

Порядок и условия начисления компенсационных выплат осуществляется по предварительной договоренности между непосредственным работодателем и сотрудником в соответствии с нормами статьи 188 ТК РФ.

Рассмотрим подробней порядок начисления компенсации за эксплуатацию личного транспортного средства в производственных целях в 2019 году.

Основные моменты

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях директору либо иному сотруднику осуществляется в большинстве случаев по достигнутым предварительно договоренностям.

Одновременно с этим, крайне важно знать о нормативной базе, на основании которой осуществляется начисление рассматриваемой выплаты.

Почему возникает такая ситуация

Необходимо обращать внимание на то, что привлечение персонального транспортного средства с целью эксплуатации для реализации служебных задач, в обязательном порядке оформляется в письменном виде, путем подписания соответствующего договора между работодателем и рабочим.

Соглашение должно быть составлено и подписано в виде отдельной документации либо в качестве дополнения к трудовому договору — в зависимости от разновидностей достигнутых договоренностей.

В период заключения соответствующего соглашения должны быть определены условия эксплуатации автотранспорта, в частности:

  • продолжительность эксплуатации;
  • периодичность использования;
  • должностные обязанности, при выполнении которых осуществляется эксплуатация личного автомобиля.

Помимо этого необходимо говорить условиями соглашения и размер компенсационной выплаты, которая должна быть приравнена к законодательной норме либо же сверх нее.

Разновидность соглашения Имеющиеся дополнительные условия
Условия отображаются в трудовом соглашении либо в виде дополнительного договора к первому типу Работодатель берет на себя обязанность по начислению компенсационных выплат в случае разъездного характера занятости.В таком случае управление осуществляется самим владельцем ТС
Арендное соглашение Осуществляется передача транспортного средства по подписанному соответствующему акту.Работодатель берет на себя обязанность по подписанию соответствующего договора по ОСАГО, а также осуществлению всех разновидностей ремонтных работ
Соглашение на предоставление транспортных услуг Соглашение несет под собой гражданско-правовой характер с отображением конкретного периода и размера компенсационного начисления

Необходимо обращать внимание на подписание соглашения и в случае с разовой поездкой.

Основанием для начисления таких разновидностей выплат принято считать формирование Приказа, который должен быть утвержден работодателем в произвольном письменном виде.

Приказ должен быть сформирован по завершению месяца на базе расчета, осуществляемого бухгалтерским отделом компании.

Законные основания

Основным нормативно-правовым документом по праву считается Трудовой Кодекс.

В частности рекомендуется обращать внимание на статью 188, в которой подробно описан порядок и условия начисления компенсационных выплат в случае использования личного транспорта в служебных целях.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Процедура начисления рассматриваемой компенсации осуществляется не только в соответствии с трудовым законодательством, но и с учетом персональных договоренностей между работодателем и самим подчиненным.

Дополнительно рекомендуется знать об имеющихся особенностях, незнание которых может стать преградой для защиты персональных интересов в случае недобросовестности работодателя.

Какие затраты компенсируются

В действующем трудовом законодательстве предусматривается возможность начисления компенсационного износа персонального транспортного средства и оплаты текущих затрат, напрямую связанных с эксплуатацией автомобиля взамен:

  • осуществления текущих ремонтных работ;
  • компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ГСМ;
  • оплаты за парковку в течении всего трудового дня и мойки транспортного средства в частности;
  • понесенных иных затрат в период эксплуатации транспортных средств.

Со слов уполномоченных представителей налогового органа, размер компенсационного начисления содержит в себе:

  • износ автомобиля;
  • затраты на ГСМ;
  • на прохождение планового ТО и иной тип технического обслуживания.

Работодатель оставляет за собой право инициировать возмещение компенсации за ГСМ по предоставленным наемным работником чекам.

https://www.youtube.com/watch?v=fuscH560T6k

Затраты на горюче смазочные материалы подлежит покрытию непосредственным работодателем по объему понесенных фактических затрат, которые можно подтвердить документально.

В налоговом учете размеры понесенных затрат по горюче смазочным материалам не могут быть взяты во внимание.

С целью начисления рассматриваемых выплат изначально нужно установить километраж пробега, а также применять имеющиеся нормы расходования в соответствии с Минтранса либо же технической документацией конкретного транспортного средства.

Непосредственный работодатель вынужден будет покрыть исключительно те затраты, которые напрямую связаны с показателями износа и текущими понесенными затратами на применение персонального транспортного средства рабочего.

К сведению — только за факт управления автомобилем начисление вознаграждений не осуществляется.

В данном случае сотрудник использует транспортное средство в рамках взятых на себя трудовых обязанностей, за что он уже начисляет заработную плату.

Как правильно произвести расчет

Необходимо обращать внимание на то, что размеры компенсационных выплат, начисляемые в фиксированном размере предпринимателями при УСН либо ЕНВД (не имеет значения) подлежат расчету по количеству дней фактического использования автомобиля.

В период расчета необходимо установить ежедневный размер оплаты. Она определяется как частное от договорной помесячной суммы и количества трудовых дней в календарном месяце (в четком соответствии с производственным календарем).

Размер компенсации, который подлежит дальнейшему начислению, может быть рассчитан как произведение числа дней использования ТС и дневной компенсационной оплаты.

В случае отсутствия договоренностей относительно выплат в фиксированном размере, сумма подлежит расчету в четком соответствии с соответствующей внутренней документацией компании.

С целью официального подтверждения того, что рассматриваемый тип перечислений в действительности является компенсацией, возникает острая необходимость в тщательной документации с требуемым перечнем реквизитов согласно с критериями экономической целесообразности.

Пошаговая инструкция оформления

С целью подтверждения того, что рассматриваемая разновидность начисления не может считаться прибылью сотрудника, а непосредственно компенсацией, возникает острая необходимость в наличии некоторой документации с целью выполнения взятых на себя должностных обязанностей.

В том случае, если необходимость в эксплуатации транспортного средства для выполнения поставленных производственных задач происходит уже после официального трудоустройства, то сторонам необходимо подписать отдельный договор к трудовому соглашению либо же вовсе договор об аренде.

Очередность действий Подробные разъяснения условий
Формирование и подача сотрудником соответствующего заявления В случае достижения договоренностей относительно факта привлечения персонального автомобиля во время официального трудоустройства, то об этом нужно указать в содержании договора.В данном случае нет необходимости в формировании соответствующего заявления
Предоставление правоустанавливающей документации на автомобиль В перечне документации рабочий должен предоставить в обязательном порядке:
  • ПТС;
  • нотариально составленную доверенность на право управления транспортным средством
Далее необходимо достигнуть определенных договоренностей с работодателем В данном случае речь идет о фиксации условий, которые могли бы удовлетворить каждую из сторон
Подписание соответствующего соглашения Возникает необходимость в подписании арендного соглашения либо же передачи в продолжительную эксплуатацию
Формирование соответствующего акта приема-передачи Документ в обязательном порядке должен включать в себя сведения относительно транспортного средства и подтвердить факт передачи автомобиля

Процедура управления автомобилем может быть инициирована непосредственным собственником либо третьими лицами, которые были назначены работодателем.

Соглашение на аренду подписывается с целью передачи автомобили либо иного типа транспортного средства, причем как с водителем, так и без него.

В случае отсутствия договоренностей относительно условий управления автомобилем, то водителем может выступать любое лицо.

: использование личного автомобиля в служебных целях

К арендному соглашению подлежит обязательному формированию акт приема-передачи автомобиля, который должен подписываться каждой стороной.

Какое действует налогообложение (НДФЛ)

Налогообложение рассматриваемых компенсационных выплат, начисляемых сотрудникам, напрямую зависит от типа подписанного соглашения относительно эксплуатации транспортного средства.

Разновидность соглашения Начисление НДФЛ (подоходного налога)
Договор в форме приложения к основному трудовому контракту Не подлежит начислению налог и иные взносы в различные фонды с компенсации по такому соглашению
Арендное соглашениеСоглашение на предоставление услуг в виде ГПХ Налогообложение подлежит начислению с полного размера и подлежит перечислению в налоговый орган непосредственным налоговым агентом

Необходимо обращать внимание на то, что если между сторонами подписано арендное соглашение, то полученные суммы сотрудником подлежат налогообложению в сумме 13% в случае с резидентами и 30% — для нерезидентов России.

Отражение операций бухгалтерскими проводками

Вне зависимости от того, о какой именно компании идет речь, нужно осуществлять учет дней эксплуатации транспортного средства.

Если же пользование автомобиля несет за собой системный характер в течении продолжительного времени, то рассматриваемый тип компенсационных начислений несет за собой ежемесячный характер.

По завершению календарного месяца подлежит обязательному формированию справки-счета, на базе которой должен быть составлен Приказ относительно начисления рассматриваемой выплаты.

С целью учета движения транспортных средств применяется счет 73. Одновременно с этим нужно помнить о том, что счет отнесения расходов напрямую зависит от профиля самой компании и структурного отделения, в котором официально трудоустроен сотрудник.

Включение в перечень расходов с целью БУ осуществляется при начислении рассматриваемых сумм.

Напоследок хотелось бы отметить — процесс начисления компенсационных выплат наемным сотрудникам, которые используют по производственным потребностям транспортные средства, обладает многочисленными особенностями.

С целью исключения вероятности возникновения различного рода недопонимания, крайне важно соблюдать нормы российского законодательства, в противном случае могут возникать недопонимания с налоговыми органами.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-celjah/

компенсация использования личного автомобиля в служебных целях 2018 – Бухгалтерия

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях для налога на прибыль

Возникла проблема? Позвоните юристу:

+7 (499) 703-41-47 – Москва, Московская область
+7 (812) 309-83-52 – Санкт-Петербург, Ленинградская область

Звонок бесплатный!

Для того, чтобы использовать личный автомобиль по работе, необходимо заключить специальный договор с представителем организации. Чаще всего, это именно глава компании.

В документе оговариваются условия использования, какие выплаты и компенсации полагаются работнику, и кто будет оплачивать ремонт в случае поломки.

Если заранее не заключить подобный договор, то и претензий потом не может быть ни к кому.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях — образец 2018

ТК РФ постановлено, что, когда работник по согласованию с директором любой организации использует свой автомобиль в интересах работодателя, то ему положена компенсация:

  • За использование;
  • За износ машины.

Также возмещается владельцу расход, связанный с использованием любого личного автомобиля, оплата топлива и другое, освещенное в специальном документе.

Как правильно оформить договор на использование личного авто в служебных целях?

Согласие на использование автомобиля правильно будет оформить письменно, для чего потребуется один из перечисленных ниже документов:

  • Локальный акт организации — согласно него сотрудникам может поручаться разъездной характер работы. Законодательство не определяет, что такое разъездной характер работы, поэтому его можно установить самостоятельно. Основным показателем может быть норма, при которой работа будет считаться разъездной — более 3 часов в день, более 7 раз в неделю и т.д. Чтобы узаконить акт, достаточно издать положение об использовании автомобиля или о разъездной работе, он может установить и разовое использование.
  • Должностная инструкция работнику, в которой нужно четко прописать обязанности с регулярными поездками человека.
  • Соглашение между сотрудником и работодателем — оно может быть частью трудового договора. Но, это будет неэффективный способ, так как условия могут часто меняться, что потребует трудоемкой работы по изменению договора. Гораздо проще заключить дополнительный документ, так как его проще менять. Порядок также предусматривает издание приказа о компенсации затрат.
  • Документы, подтверждающие факт того, что организация использует транспорт человека. Обязательных форм на этот случай не предусмотрено. Поэтому, работодатель может их сам разработать, утвердить. Например, всегда подтвердит факт путевой лист, а компенсация может выплачиваться на основании чека, который свидетельствует, что выполнялась заправка, а также квитанций о ремонтных работах и тд. Можно производить расчет исходя из километража.

Образец приказа о выплате работнику компенсации за использование личного имущества

Постановление или приказ о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях является одним из наиболее востребованных способов узаконивания отношений.

Но нужно знать, что приказ издается в связи с подписанием соглашения об использовании, как того требует статья 188 ТК РФ. Приказ закрепляет ответственность, является основанием для возмещения расходов.

Также данный документ может допускать определенный срок использования автомобиля или не указывать его. Образец можно просмотреть и скачать ниже.

В каком размере выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2018?

Конкретный размер за использование личного автомобиля ничем не регламентируется, при его определении нужно учитывать, как интенсивно будет использоваться средство и связанный с этим технический износ (амортизация). Обычно руководители принимают решение компенсировать в твердой сумме, выплата чаще всего производится ежемесячно. Также нужно предусмотреть, как будет выполняться оплата ГСМ, обслуживания, ремонта.

Налогообложение компенсации

Если налогообложение происходит по системе «доходы минус расходы», то организация, ИП могут выполнять проводки сумм компенсации для уменьшения налоговой базы. Норма расхода: для автомобиля с объемом двигателя до 2000 куб. см — 2400 р./мес., а при большем объеме — 3000 р./мес.

Окончательно закрыл транспортный вопрос Минфин, который в своем письме № 03-11-11/82 (2013 год) объяснил, что сверхнормативная сумма не будет уменьшать налоговую базу.

Страховые взносы (ФСС, другие) с компенсации не уплачиваются, причем со всего размера (нормы не установлены), НДФЛ не взимается.

Решить проблему с уменьшением налоговой базы поможет аренда автомобиля, причем без экипажа, здесь ограничений нет, вся затраченная сумма будет считаться расходом (за исключением ремонта), только необходимо его подтверждать документально (оформление путевых листов и т.д.), вести учет.

Еще одним способом уменьшить расходы является договор безвозмездного пользования, но хоть автомобиль передается безвозмездно, а все равно налог с владельца будет взиматься. Уменьшить налоговую базу можно будет только на стоимость ГСМ. Поэтому, оптимальным считается первый вариант.

Как написать заявление на получение компенсации?

Чтобы получить компенсацию за предоставление личного автомобиля для выполнения поручений компании, сотрудник должен написать заявление, также может использоваться служебная записка, где он указывает, для каких служебных целей используется его имущество, с какой периодичностью. К заявлению прикладывается копия свидетельства о регистрации.

Скачать образец 

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

В Минфине считают, что в нормах расхода для компенсаций уже включены все расходы включая и на ГСМ, поэтому списание бензина при ежемесячных платежах компенсации не уменьшит налоговую базу. Подтверждение этому Письмо Минфина № 03-11-11/82. Поэтому, задаться вопросом как списать ГСМ не стоит — это излишне потраченное время.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(44,75

Источник: https://analyzbuhuchet.ru/%EF%BB%BFkompensaciya-ispolzovaniya-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyx-celyax-2018.html

Компенсация за использование личного автомобиля

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях для налога на прибыль

Иногда работа связана с частыми поездками, для осуществления которых сотрудники используют свой личный транспорт. Если автомобиль в служебных целях используется по согласованию с руководителем, работник имеет право на получение компенсации. При этом денежное возмещение предусмотрено, даже если была осуществлена всего одна поездка.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

  • Возмещение за пользование и естественный износ машины;
  • Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей.

В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета.

Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.
А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@. По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.

Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение.

Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года).

Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором. Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.

п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг.

Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст. 6 п. 3 и ст. 9 п. 2 закона «О бухгалтерском учете»).

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.

Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации.

Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством.

Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения.

Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

  • Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
  • Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
  • Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

  • Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
  • Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам».

Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами.

Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс.

В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов.

Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.

Источник: http://nebopro.ru/blog/carusepayoff

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях для налога на прибыль

Собственный автомобиль перестал быть роскошью и для современного человека является лишь средством передвижения. На рынке услуг преимущество имеют те компании, которые отличаются мобильностью и готовы выполнить заказ клиента в самые кратчайшие сроки. В связи с этим все чаще работодатель ищет сотрудников, готовых предоставить собственный автомобиль для использования во благо компании.

Подобная услуга обходится для бюджета компании в разы дешевле, чем аренда или покупка транспортных средств для работы, и предполагает компенсацию расходов, которые возникают у собственника автомобиля в результате его эксплуатации в служебных целях.

Подобные отношения работника с работодателем предусматривают официальное закрепление, а именно – подписание договора, в котором отображен разъездной характер работ.

Чтобы получить компенсацию за использование собственного транспортного средства, человеку следует обратить внимание на такие моменты: обязательное официальное трудоустройство и наличие в трудовом договоре положений про компенсационную выплату за использование своего личного транспортного средства в интересах компании.

Основания для выплат

Статья 188 российского Трудового кодекса определяет, что в случае использования гражданином в процессе работы персонального имущества, включая автомобиль, он может рассчитывать на определенные выплаты (при условии, что предварительное согласие на это дал работодатель):

  • компенсация, которая начисляется за использование имущества;
  • компенсационная выплата за износ персонального имущества;
  • возмещение расходов, которые были вызваны необходимостью эксплуатации имущества в рабочих целях.

Статья 188 ТК РФ. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Если речь идет про компенсацию, предусмотренную за использование транспорта, принадлежащего работнику, то обычно ее размер является фиксированным и не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако, за те периоды, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске, компенсация не начисляется.

Расходы же, которые возникают в процессе эксплуатации автомобиля, например, заправка, его ремонт или мойка, компенсируются на основании положений, которые зафиксированы в договоре между работником и работодателем. Именно в этом документе прописываются суммы возмещений, а также условия, на которых компенсация выплачивается.

Сумма компенсации по договоренности может быть выше законодательной нормы, о чем должно быть сказано в договоре.

В разных видах договоров информация может отображаться в разном виде:

Образец технического паспорта автомобиля

Сотруднику в соответствии с действующим законодательством будут возмещены:

  • расходы на топливо (бензин, газ и другие горюче-смазочные материалы);
  • затраты, связанные с ремонтом транспортного средства;
  • за услуги, связанные с мойкой авто и чисткой салона;
  • за парковку машины в рабочее время.

Компенсация расходов на горюче-смазочные материалы может производиться на основании чеков, предоставленных работником. При ведении налогового учета сумма подобных затрат не учитывается. Для осуществления выплаты определяется километраж пробега с учетом норм расходования топлива.

Необходимые документы

Для получения сотрудником компенсационных выплатх в случае использования ним личного транспорта для достижения целей компании, в наличии должны быть определенные документы:

  • Документ нормативного характера, принятый руководством компании, устанавливающий, что некоторые должности в фирме подразумевают использование разъездного характера выполнения работы, а также условия для начисления компенсационных выплат. К примеру, Положение про подобный характер работы или локальный приказ, определяющий список должностей с разъездным характером работы.
  • Должностные обязанности, в которых прописано, что должен делать сотрудник в рамках своего рабочего функционала, и указано, что выполнение обязанностей невозможно без регулярных выездов (к клиентам для переговоров, проведения ремонтных работ и т.д.).
  • Соглашение между сторонами трудовых отношений про использование в служебных интересах личного транспортного средства. Допускается оформление соглашения отдельным документом, который является приложением к трудовому контракту, или же оно может содержаться непосредственно в тексте самого трудового договора. В допсоглашении должна быть зафиксирована такая информация:
    • основные характеристики автомобиля (тип, год выпуска, марка, объем двигателя и т.д.);
    • в каком размере будет выплачиваться компенсация;
    • какие расходы будут возмещены владельцу транспортного средства, порядок их расчета;
    • документы, которые нужно предоставить работнику для подтверждения расходов и получения компенсации;
    • порядок осуществления выплат.

    К подобному соглашению прикладывается копии подтверждающих документов:

    • паспорт авто;
    • свидетельство про госрегистрацию;
    • страховой полиса ОСАГО, в который вписан сотрудник, если автомобиль не принадлежит ему на правах собственности.
  • Приказ руководства компании (работодателя) про установление компенсации за использование персонального транспорта работника в рабочих целях. Данным документом закрепляется список ответственных лиц и порядок возмещения расходов, связанных с использованием собственного транспорта работником.
  • Документы, которые являются подтверждением фактического использования сотрудником личного автомобиля в служебных целях и размер понесенных в связи с этим расходов.

Человек может рассчитывать на возмещение расходов, если предоставит:

  • чеки, полученные на АЗС во время заправки транспортного средства;
  • квитанции на мойку машины, ее ремонт;
  • расчет расходов топлива, исходя из километража.

Для покрытия расходов работника, связанных с эксплуатацией его личного автомобиля в целях компании, необходимы бумаги, подтверждающие такие расходы, а именно:

  • квитанции про заправку авто;
  • платежные документы, подтверждающие оплату услуг мойки, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет расходов, которые понес сотрудник, например, расход бензина будет рассчитываться, исходя из количества километров, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива.

Образец свидетельства о регистрации транспортного средства

Процесс получения выплат

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году будет получена работником при условии осуществления следующих действий:

  1. С работодателем должна быть достигнута договоренность относительно выплаты компенсации за эксплуатацию авто в рабочих целях.
  2. Заключается контракт, на основании которого будут производиться все выплаты.
  3. Если при устройстве на работу в трудовом контракте не была зафиксирована договоренность про привлечение автомобиля сотрудника, он должен подать заявление на имя руководителя. В случае же внесения необходимой информации на этапе трудоустройства, подавать отдельно заявление не понадобится.
  4. В случае передачи транспортного средства в аренду или длительное пользование, должен быть составлен акт приема-передачи.
  5. Для получения компенсации работодателю предоставляются все документы, которые подтверждают сумму расходов, понесенных владельцем автомобиля в процессе работы.

Образец полиса ОСАГО

Как рассчитывается размер возвращаемых финансов

Какой бы режим налогообложения не использовал работодатель, компенсацию за эксплуатацию транспортного средства сотрудника он должен включать в расходы на дату, когда была произведена выплата.

Размер возмещения определяется трудовым договором и дополнительным соглашением к нему, однако, нужно учитывать, что при использовании легкового автомобиля размер компенсации, которая учитывается в расходах, не должен превышать норматив, который утвержден Постановлением Правительства России.

Величина норматива зависит от того, какую мощность имеет двигатель автомобиля. Так, если он составляет до 2 тыс. куб.см – размер компенсации 1200 руб./мес., если же превышает 2 тыс. куб. см – выплата 1500 руб./мес. В случае с использованием грузового автомобиля — размер выплаты не ограничен.

Нужны ли путевые листы

Нередко возникает вопрос, а должны ли быть оформлены путевые листы для выплаты компенсации за использование личного транспортного средства или платить работнику за эксплуатацию его автомобиля можно без дополнительной бумажной волокиты. Специалисты Министерства Финансов РФ склоняются к тому, что заполнять путевые листы нужно обязательно.

Поскольку путевой лист является первичным документом, он будет служить подтверждением того факта, что транспортное средство работника использовалось им для осуществления служебных поездок. В результате ни у кого не возникнет вопросов, были ли обоснованы понесенные расходы.

Путевой лист позволяет не удерживать НДФЛ с той суммы, которая была выплачена в качестве компенсации, а также дает право не начислять на нее страховые взносы. Он также будет необходим для учета суммы компенсации, когда рассчитывается налог на прибыль и единый налог при упрощенной системе налогообложения.

Почему могут отказать

Существует ряд причин, на основании которых работодателем может быть отказано в выплате компенсации работнику за использование ним личного транспорта в рабочих целях, например:

  • человек не трудоустроен официально;
  • сотрудник отказывается предоставить документы, которые бы доказали размер расходов, которые возникли при использовании личного авто;
  • работодатель имеет доказательства того, что машина использовалась ее хозяином в личных целях;
  • утеряна какая-либо бумага из пакета необходимых для выплаты документов, в результате работник не может доказать свое право на получение компенсации.

Важные нюансы

На что стоит обратить внимание при заключении договора, в котором закреплено условие использования личного транспорта в служебных целях работником с дальнейшей компенсацией понесенных затрат:

  • на получение компенсации сможет рассчитывать только работник, с которым подписан трудовой договор, закрепляющий за ним право получения возмещения;
  • транспортное средство может предоставить не только его владелец, но и человек, который управляет ним по доверенности (такой сотрудник также может рассчитывать на компенсацию расходов на заправку и ремонт автомобиля);
  • если работодатель сомневается в том, нужно ли платить компенсацию за эксплуатацию авто или проще выдать сотруднику премию, он должен помнить, что выплата премии предполагает уплату НДФЛ и социального взноса, а это дополнительные расходы, которых можно избежать.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Источник: https://jurjur24.ru/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-celjah-v-tekushhem-godu/

Большой налог
Добавить комментарий