Образец заполнения авансового отчета в 2019 году

Содержание
  1. Заполняем авансовый отчет
  2. Форма документа
  3. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету
  4. Порядок заполнения
  5. Заполняет сотрудник
  6. Заполняет бухгалтер
  7. Авансовый отчёт образец заполнения в 2019 году
  8. Образец и инструкция по составлению документа
  9. Лицевая
  10. Отрывная
  11. Оборотная
  12. Порядок подачи отчета
  13. ссылкой:
  14. Образец заполнения авансового отчета 2019 года – подотчетным лицом, на командировку
  15. Что это такое
  16. Как правильно заполнить 
  17. Что можно принять к учету
  18. Срок сдачи
  19. по теме:
  20. Образец заполнения авансового отчета на 2019 год
  21. Порядок составления
  22. Пример
  23. Необходимость
  24. Отчет по командировке
  25. Авансовый отчет бланк и образец 2018 скачать бесплатно
  26. Для чего нужен авансовый отчет
  27. В каком случае применяется
  28. Лицевая сторона
  29. Оборотная сторона
  30. Что делать, если отсутствуют подтверждающие документы
  31. Авансовый отчет: образец заполнения 2019
  32. Авансовый отчет 2019 форма: как заполнять
  33. Образец заполнения авансового отчета 2019 
  34. Правила заполнения и сдачи авансового отчета

Заполняем авансовый отчет

Образец заполнения авансового отчета в 2019 году

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Скачать

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

  1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
  • в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

14. Далее бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке/перерасходе средств.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

Оборотная сторона.

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

Лицевая сторона.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход авансовых сумм;
  • бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

18. Далее, бухгалтер направляет документ главбуху, который также его проверяет. После проверки авансового отчета главбух ставит на нем свою подпись и направляет на утверждение к главе предприятия.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Скачать образец можно на нашем сайте.

Скачать

Источник: https://clubtk.ru/forms/bukhgalteriya-v-kadrakh/zapolnyaem-avansovyy-otchet

Авансовый отчёт образец заполнения в 2019 году

Образец заполнения авансового отчета в 2019 году

Каждая организация вправе составлять авансовый отчет либо по рекомендованной единой форме АО-1, либо на собственном бланке. В последнем случае образец утверждается на уровне руководства или других уполномоченных сотрудников и закрепляется в учетной политике компании. Образец отчета и инструкцию по его оформлению можно найти далее.

Скачать заполненный образец авансового отчета (Excel)

Бланк авансового отчета (Excel)

Образец и инструкция по составлению документа

Для описания процесса заполнения авансового отчета можно привести в пример реальную ситуацию. Предположим, что 22 февраля 2019 года работник получает средства в сумме 20000 рублей для покупки 5 картриджей.

Он приобретает их в день получения денег, после чего предоставляет отчет. При этом сотрудник истратил не всю сумму, а 18950 рублей. В таком случае всю разницу (1050 рублей) он должен вернуть бухгалтеру.

Предполагается, что покупка не облагается налогом НДС, поскольку компания применяет УСН.

Для подобной ситуации авансовый отчет будет выглядеть так (по форме АО-1).

Отчет состоит из 3 частей – лицевая, отрывная и оборотная. Порядок их заполнения описан ниже.

Лицевая

Эту часть заполняет только бухгалтер. В ней нужно отразить такую информацию:

  1. Название компании (допускается сокращенная версия).
  2. Коды по системе ОКУД и ОКПО.
  3. Номер и дата составления документа.
  4. Выданная сумма цифрами и прописью.
  5. Должность, подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы) генерального директора.
  6. Структурное подразделение, где работает подотчетное лицо, которому выдаются наличные.
  7. Фамилия, инициалы подотчетного лица, его должность.
  8. Назначение выдачи аванса – часто указывают «хозрасходы».
  9. Отметка о выдаче средств, о фактическом размере истраченных денег, а также об остатке, возвращенном в бухгалтерию.
  10. При возникновении перерасхода также указывается соответствующая сумма.
  11. Бухгалтерская запись (графы дебет и кредит).
  12. Сумма, выданная фактически (с учетом перерасхода или неполного освоения), цифрами и прописью.
  13. ФИО, должность, подписи, расшифровки подписей (фамилии, инициалы) главного бухгалтера и бухгалтера.
  14. Также в конце первой части необходимо прописать сумму, которая была внесена или которая была дополнительно выдана после приобретения покупки. Это единственная графа, в которой нужно аккуратно зачеркнуть лишнюю отметку («Остаток внесен» либо «Перерасход выдан»). Сумма указывается только цифрами с точностью до копеек. Также необходимо указать реквизиты соответствующего кассового ордера.

Отрывная

Это небольшая часть, которая не заполняется бухгалтером (ему достаточно поставить подпись). Фрагмент отрезают по линии, после чего сотрудник заполняет поля с датой и суммой.

Оборотная

Последняя часть документа представлена в виде таблицы, которая заполняется как подотчетным лицом, так и бухгалтером. Сотрудник прописывает реквизиты документов, которые подтверждают понесенные расходы. Бухгалтер подтверждает эти суммы, указывая их в соответствующих графах как принятые к учету. Под таблицей работник ставит свою подпись и расшифровку.

Документ можно заполнять как в печатном, так и в рукописном виде. Исправления, зачеркивания и помарки в нем не допускаются. При возникновении ошибки бумагу необходимо уничтожить, а вместо нее составить новый отчет.

Порядок подачи отчета

Составление авансового отчета – обязательная процедура, причем документ можно подготовить как в бумажном, так и в электронном виде. В последнем случае подписать отчет необходимо с помощью предварительно полученной электронной подписи. При соблюдении этого условия документ имеет такую же юридическую силу, как и его бумажная версия.

По общему правилу его необходимо оформить в течение 3 рабочих дней с того момента, когда:

  1. Закончится срок, на который были выданы средства подотчетному лицу.
  2. Работник вышел на работу при условии, что срок, на который выданы средства, закончился во время его отпуска по любому основанию или болезни.
  3. Сотрудник вернулся из командировки.

Если срок был нарушен по вине работника, компания вправе применить в отношении него определенные меры ответственности – как дисциплинарные, так и материальные.

Сам документ оформляется при непосредственном участии бухгалтера и подотчетного лица. Подпись на нем ставит и директора. В качестве приложения к отчету обязательно следует добавить финансовые и другие документы, которые подтверждают факт расхода средств:

  • чек;
  • квитанция;
  • билет и др.

После сдачи авансового отчета бухгалтер обязан проверить его по всем параметрам:

  1. По форме – документ должен быть заполнен корректно, без исправлений и зачеркиваний, в соответствии с образцом, принятым в компании либо в соответствии с формой А0-1.
  2. По целевому назначению – все траты должны подтверждаться указанными финансовыми документами.
  3. По подсчету сумм.

Если все данные совпадают, а отчет оформлен корректно, бухгалтер составляет расписку о том, что он принял сам отчет и все приложенные документы к нему.

После этого следует отнести бумагу на подпись директору в течение установленного срока (в соответствии с внутренним регламентом компании). Получив подпись руководителя, бухгалтер забирает отчет и хранит его в установленном месте.

Минимальный срок хранения составляет 5 лет, после чего бумагу отправляют в архив.

ссылкой:

Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/primer-zapolneniya-formy-ao-1-avansovogo-otcheta/

Образец заполнения авансового отчета 2019 года – подотчетным лицом, на командировку

Образец заполнения авансового отчета в 2019 году

1   0   352

 Авансовый отсчет принадлежит к первичной бухгалтерии предприятия и необходим для документального подтверждения хозяйственных расходов, осуществленных в ходе деятельности организации руководителем или сотрудниками.

Отчет необходим для контролирования расходов как внутри предприятия, так и проверяющими органами.

Что это такое

Авансовый отчет – это официальный документ с приложением, подтверждающий факт использования выданного аванса для выполнения конкретного служебного поручения. цель отчета – осуществление контроля над финансовыми операциями предприятия.

В большинстве случаев авансовый отчет составляется на покупку хозяйственных товаров, канцелярии, для оплаты командировок и других поездок сотрудников. При этом, если денежных средств не хватило, в дополнительных отчетах нет необходимости. Доплата производится по первичному документу.

Однако, если подотчетное лицо не брал денежные средства на покупку чего-либо заранее, то авансовый отчет не составляется. В этом случае достаточно приложить чеки или квитанции, после чего подотчетный сотрудник может получить компенсацию.

Перечень работников, которые могут воспользоваться подотчетными средствами, обычно заранее установлен соответствующим Приказом.

Желательно, чтобы документ включал не только перечень сотрудников, но и максимальные суммы и возможные цели выдачи. Подотчетными могут быть руководители, сотрудники или подрядчики.

Суммы, потраченные по авансовому отчету, включаются в затраты организации только после утверждения руководителем.

Важно корректно заполнять отчеты, так как при неправильных расчетах или при отсутствии чеков отчет может быть исключен при налогообложении или проверке налоговых органов, что может стать проблемой.

Использование системы авансовой отчетности является обязательной для всех юридических лиц за исключением ИП, ведущих деятельность по упрощенной схеме налогообложения.

Как правильно заполнить 

Законодательством РФ не установлено единого бланка авансовой отчетности. Поэтому организации используют собственные бланки.

При этом в отчет должна быть включена основная информация:

  • реквизиты организации, в том числе наименование, ИНН, ОГРН, ФИО руководителя;
  • данные о подотчетном лице, получившем деньги;
  • сумма переданных средств;
  • цели аванса.

После совершения финансовых операций в отчет должны быть внесены соответствующие данные и приложены официальные документы (например, чеки).

Отчет является внутренним документом компании, а значит, в проставлении печатей нет необходимости. Документ заполняется в единственном экземпляре и храниться в бухгалтерии в течение установленного периода. В случае обнаружения ошибки в заполнении необходимо внести данные на новый бланк.

Этапы заполнения авансового отчета:

  1. Заполнение подотчетным лицом «шапки» документа с указанием:
    • наименование организации или ИП;
    • подразделение (если есть);
    • собственное ФИО и должность;
    • цель аванса (например, командировочные расходы).
  2. Заполнение оборотной стороны с указанием документов и бумаг, подтверждающих расходы, включая дату выдачи и сумму чеков и других документов. Указанные документы должны быть приложены к отчету с указанием порядковых номеров. Подотчетный сотрудник вносит итоговую информацию по расходамм в таблицу и соответствующие графы. 
  3. Сдача отчета в бухгалтерию предприятия. Во время сдачи бухгалтер должен оставить подотчетному лицу расписку о принятии документа на проверку.
  4. Проверка отчета и поданных документов в бухгалтерии. В случае обнаружения ошибок или некорректности данных отчет возвращается ответственному сотруднику на доработку.
  5. Заполнение отчета бухгалтером и передача на рассмотрение руководителю.
  6. Утверждение отчета руководителем и внесение его в основной отчет по расходам.

Что можно принять к учету

В качестве подтверждения о расходах к авансовому отчету должны быть приложены документы, среди которых могут быть:

  • товарные чеки, чеки ККТ, квитанции. Обязательное условие – наличие реквизитов поставщика;
  • накладные, акты работ или получения услуг, оформленные не на подотчетное лицо, а на юридическую организацию или ИП;
  • наряд-заказы и прочие БСО, подтверждающие расходы;
  • билеты и прочие транспортные документы, подтверждающие перевозку грузов или пассажиров.

Как правило, документы должны быть предоставлены только на русском языке или переведены на него с приложением оригиналов. Особое внимание обращается на документы, оформленные в нерабочие дни организации.

Срок сдачи

Сроки подачи авансовых отчетов устанавливаются Постановлением правительства № 749 и указом Банка России «О порядке ведения кассовых операций…»

В соответствие с этим отчеты должны быть сданы в бухгалтерию предприятия не позднее трех дней с момента выхода на работу, возвращения из командировки или окончания действия расчетного периода.

В последнем случае подотчетная сумма выдается на определенный срок, по истечению которого отчет и сопутствующие документы должны быть сданы в бухгалтерию.

На практике авансовый отчет – важный финансовый документ, как и для бухгалтерии предприятия, так и для налогового учета и проверок.

На основании отчета могут быть внесены поправки в формирование налогового отчета и налогооблагаемой базы. Поэтому подотчетные сотрудники и бухгалтера юридических лиц должны с особым вниманием относиться к заполнению первичной бухгалтерии.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-zapolnenija-avansovogo-otcheta/

Образец заполнения авансового отчета на 2019 год

Образец заполнения авансового отчета в 2019 году

Четкие указания относительно формирования авансового отчета по новой форме указаны в Постановлении Госкомстата №55 от 2001 года.

Авансовый отчет подразумевает под собой двухсторонний унифицированный бланк, который в обязательном порядке должен быть заполнен ответственным сотрудником и уполномоченном лицом бухгалтерского отдела в единственном экземпляре.

Унифицированная форма отчета относится к документации, которая подлежит строгой отчетности, предназначенная для передачи налоговому органу.

Документ может быть составлен в бумажном либо электронном виде, с обязательным заверением подписью непосредственного руководства компании.

На оборотной стороне документа уполномоченное лицо обязано отобразить разновидность назначения аванса и все исполненные расходы, которые напрямую связаны с поездкой и перечнем бумаг, способных отобразить различные операции.

Представитель бухгалтерии должен осуществить проверку целенаправленного израсходования денег, отсутствия ошибок и в дальнейшем осуществить расчет принятых и потраченных средств.

Порядок составления

Последний вариант формы отчета, утвержденный законодательством РФ, добавил в себя только строку «расписка бухгалтера, которая подтверждает факт предоставления отчета наемным рабочим». В остальном документ остался прежним и ничем, а его порядок заполнения ничем не отличается.

Норма формирования авансового отчета по чекам с двух сторон заключаются в следующем:

  1. С лицевой части необходимо указывать сведения относительно наемного рабочего, а также упомянуть документ, который подтверждает предоставление наличного капитала. Дополнительно необходимо отобразить информацию относительно предыдущего выданного аванса (к примеру, есть ли задолженность, в каком размере).
  2. Обратная сторона включает в себя сведения относительно времени израсходования денежных средств, а также размер, номер и название подтверждающей документации (чеков, накладных и так далее, в строгом порядке очередности).

Вся без исключения подтверждающая документация должна находиться на хранении у наемного рабочего до момента прибытия по месту официального трудоустройства, а после их нужно вклеить отдельным листом.

Размер выплат напрямую зависит от сформированного отчета.

По завершению проверки представителями бухгалтерии относительно целевого использования денежных средств и достоверности предоставленных сведений, отчет подлежит заверению руководством компании.

Согласно статье 272 Налогового кодекса РФ датой финансовых затрат (внереализационных и прочих) принято считать момент подписания документации.

При обнаружении факта перерасхода, представителями бухгалтерии осуществляется возмещение из кассы компании. Если же имеется остаток, то деньги должны быть возвращены в компанию.

Пример

Как уже было отмечено раньше, отчет должен в обязательном порядке составлять наемный рабочий и уполномоченный представитель бухгалтерии.

Наемным сотрудником заполняется лицевая часть документации, в которой отображаются сведения относительно:

  • полного названия компании;
  • времени формирования документа;
  • занимаемой им должности;
  • табельного номера;
  • основания предоставления финансовых средств;
  • получения ранее денежных средств и сформированных отчетов по целенаправленному израсходованию денег (был ли остаток или перерасход).

На обратной стороне документа в первых шести строках обязательно следует отобразить сведения относительно произведенных финансовых затрат с отображением времени, номера отчета и сумм по операциям. Вся без исключения документация должна быть пронумерована в строгой очередности.

Второй столбец обязательно должен отображать дату, а третий – номер рассматриваемого документа.

Четвертый столбец отображает сведения относительно цели финансовых затрат, а пятый – сколько денег предоставлено.

Если же речь идет об иностранной валюте, то ее сумма отображается в шестом столбце.

Уполномоченный представитель бухгалтерии после принятия отчета в обязательном порядке проверяет грамотность, наличие дополнительных различных бумаг, факт целевого использования денег, а после указывает даты и нумерацию авансового отчета. В конце обязательно должна быть поставлена подпись.

Далее необходимо приступить к заполнению сведений на оборотной части. В 7 и 8 поле необходимо указать информацию относительно размера финансовых затрат, которая подлежит дальнейшему учету, в 9 поле указываются бухгалтерские проводки.

После указания всех необходимых сведений, уполномоченный представитель бухгалтерии должен вернуться к формированию лицевой части, где обязательно следует отобразить:

  • остаток либо же перерасход денежных средств по ранее предоставленному авансу;
  • полную сумму выданных денежных средств;
  • полный размер затрат;
  • полную сумму остатка либо же перерасхода относительно авансового отчета;
  • все необходимые бухгалтерские проводки.

Все необходимые сведения, которые необходимы для формирования лицевой стороны, берутся с обратной части, а именно из 9 поля.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Форма №АО-1
  • Образец авансового отчета

В обязательном порядке руководство компании должно поставить свою персональную подпись в верхней части лицевой стороны.

Необходимость

С целью недопущения бесконтрольного израсходования финансовых средств, в компаниях используется такая подобная форма контроля как авансовая отчетность.

Необходимо понимать, что это подтверждающая документация траты финансовых средств, которые были предоставлены подотчетному уполномоченному лицу.

Относясь к первичной документации учета, авансовый отчет в сопровождении с иными документами подается в бухгалтерский отдел учета с целью дальнейшей проверки израсходованных средств и списанию всех затрат.

После утверждения руководства компании, отчет подлежит закрытию.

Чтобы наемный рабочий имел право получить финансовые средства, на него обязательно должен быть сформирован соответствующий Приказ по компании относительно материальной ответственности за те или иные финансовые затраты.

В сформированном приказе обязательно следует отображать временные периоды предоставления подотчетных средств. Во многом это связано с тем, что время регулируются законодательством РФ.

Финансовые средства уполномоченный сотрудник должен получить в кассе компании в сопровождении с расходным ордером. В ордере обязательно предоставленные деньги должны быть расписаны четко по пунктам использования. К примеру, 1000 рублей – затраты на дорогу, 4000 рублей – на приобретение необходимого производственного оборудования и так далее.

Исходя из всего вышесказанного, можно с уверенностью говорить о том, что рассматриваемый отчет необходим с целью расчетов с непосредственными материально-ответственными лицами.

Более того, рассматриваемый отчет – это, в первую очередь, документ, который относится к обязательной отчетности.

Отчет по командировке

В том случае, если наемные сотрудники нередко сталкиваются с командировками, то число авансовых отчетов может быть более чем внушительным.

По причине того, что в формировании рассматриваемого отчета принимают участие и наемные сотрудники, которые мало понимают в документообороте, ошибок редко когда получается избежать.

Для возможности сократить число совершенных ошибок, включая возможность предупредить множество вопросов относительно того, как именно и куда следует заносить сведения, рекомендуется сделать небольшую инструкцию, которая позволит понять рабочим все нюансы.

Все без исключения наемные рабочие, которые сталкиваются с формированием авансового отчета, должны помнить о таких нюансах, как:

  1. Отчет должен быть предоставлен не позднее, чем по истечении 3 календарных дней с момента прибытия в свою компанию из командировки. Рекомендуется оповестить сотрудника о том, что в случае задержки предоставления рассматриваемого отчета есть большая вероятность возникновения негативных последствий. Допускается возможность повлиять на недобросовестного сотрудника в материальном плане.
  2. В зависимости от того¸ каким образом в компании организован документооборот, допускается возможность применения унифицированного бланка по форме АО-1 либо же разработать персональный образец.
  3. Отчет формируется исключительно в единственном экземпляре.

Сотрудник обязательно должен заполнять обратную сторону документа либо же те поля, которые отведены исключительно для него, если речь идет о персональном разработанном бланке компанией.

Обязательно следует дополнительно предоставить подтверждающую документацию целенаправленного израсходования денежных средств. Ею могут выступать проездные билеты, гостиничные счета и так далее.

Подтверждению не подлежат только суточные выплаты.

Как показывает практика, в составлении рассматриваемого документа нет ничего сложного. Достаточно только следить за достоверностью указанных сведений.

Все нюансы по заполнению авансового отчета в 1С представлены в данном видео.

Источник: investim.info

Источник: http://IDeiforbiz.ru/obrazec-zapolneniia-avansovogo-otcheta-na-2019-god.html

Авансовый отчет бланк и образец 2018 скачать бесплатно

Образец заполнения авансового отчета в 2019 году

Работа хозяйствующего субъекта в определенных условиях требует произведения наличных трат для выполнения поставленных производственных задач.

Подобные расходов часто осуществляются через определенных приказом руководства подотчетных лиц.

Помимо прочего в данном распоряжении определяется цель, на какую подотчетник может взять сумму, а также срок, в течение которого он может отчитаться. При этом используется для отчета авансовый отчет.

Для чего нужен авансовый отчет

Авансовый отчет это бланк, составляемый материально ответственным лицом, которому в подотчет была выдана установленная в приказе сумма денежных средств для выполнения поставленной перед работником производственной цели.

Деньги подотчетному лицу могут выдаваться либо налично из кассы, либо путем перечисления средств на карт-счет сотрудника. Составление авансового отчета является обязанностью работника, которому были выделены в подотчет определенные суммы.

Существует унифицированная форма авансового отчета, разработанная органами статистики. Компании могут в своей деятельности применять ее, или разработанный ими с учетом существующих особенностей бланк. Большинство специализированных программ включаются бланк авансового отчета форма АО-1.

Список целей, на которые из кассы предприятия могут выдаваться в подотчет суммы, определяется администрацией компании. В этом распоряжении проставляется пофамильный список работников, размер, сумм которые могут быть выплачены каждому работнику, и направления расходования средств.

Внимание: подотчетным лицом может выступать физлицо, с которым организация оформила договор подряда, а не только штатные работники организации.

Требования положений нормативных актов таковы, что при выдаче в подотчет сумм работнику обязательно должно соблюдаться направление расходование средств. Нельзя получить деньги на одно мероприятие, а израсходовать их на другую цель.

Поэтому особенностью данного документа является то, что он сначала проверяется бухгалтерией, а потом происходит утверждение произведенного расхода директором компании. Кроме этого авансовый отчет является регистром первичных документов, которые к нему прикладываются в качестве подтверждения расходования средств.

Важно: расходы можно отражать в бухучете после того, как руководитель компании подписал авансовый отчет. Выявленные неточности и ошибки желательно уточнять и сразу же исправлять. Так как при проведении проверок контролирующие органы часто уделяют этому документу особое внимание.

Если они обнаружат ошибки, расходы по этому документу обязательно не будут приняты к учету при исчислении налогооблагаемой базы.

В каком случае применяется

Существующие правила устанавливают, что наличность, выплаченная работнику в подотчет на установленные цели, может использовать только в указанном в приказе направлении. Документом, подтверждающим выплату сотруднику денег, является расходный кассовый ордер, содержащем разрешающую визу руководителя.

Законодательством также закрепляется период времени, в течение которого работник должен отчитаться по произведенным затратам. При этом подтверждающим документом выступает авансовый отчет.

Внимание: главная цель данного документа — подтвердить обоснованность осуществленного сотрудником расходования средств компании, а также соблюдения сроков отчет. Этим документом происходит списание ранее выданных средств с подотчета физлица.

Роль авансового отчета повышается при подтверждении расходов работника, отправленного в командировку. В настоящее время перечень документов, оформляемых при оформлении командировки значительно снижен. Все остальные могут заполняться по усмотрению самой компании.

Только один документ остался в составе обязательных бланков, которые нужно заполнять вернувшись из командировки. Порядок ведения операций по кассе устанавливает обязательность составления этого бланка.

Внимание: освобождены от данного требования только предприниматели, в отношении которых действует упрощенный порядок ведения кассовых операций.

Так как расчеты через подотчетников относятся к наличным расчетам, необходимо также помнить о существовании лимита расчетов между организациями, который равен 100000 рублей за один раз по одному договору. Если сумма превышает это размер, то должны применяться безналичные расчеты.

Лицевая сторона

Заполнение бланка авансового отчета нужно производить начиная с самой верхней строки. Там указывается наименование фирмы либо Ф.И.О. предпринимателя. В отдельную таблицу необходимо занести код ОКПО.

В графы, которые находятся возле названия бланка, нужно внести номер документа и дату его оформления.

Справа располагается блок граф, который начинается с фразы «Утверждаю». Он предназначен для утверждения заполненного документа руководителем. Он должен указать там сумму прописью, проставит должность и Ф.И.О, а также дату принятия документа к учету.

После этого руководитель проставляет свою подпись, тем самым подтверждая разрешение принять сумму отчета к бухучету.

Дальше указываются данные о подотчетном лице. Нужно записать название подразделения, где он работает, полностью его Ф.И.О., наименование должности и номер присвоенный для табеля.

Затем нужно записать цель, на которую были выданы в подотчет деньги.

Если на предприятии выдача в подотчет продолжает оформляться заявлением, то цель в отчете должна полностью совпадать с данными по заявлению.

Внимание: если же выдача в подотчет оформляется приказом, то цель нужно указывать исходя из реального направления расходования средств. Например, на командировку, на приобретение материалов и т. д.

Затем следуют две таблицы. Данные в них должен вносить бухгалтер. В левой таблице производится фиксация движения средств, выданных работнику в подотчет.

Там последовательно проставляются остаток либо перерасход средств с предыдущего подотчета, выданная в подотчет сумма, израсходованные средства, неиспользованный остаток либо перерасход.

Закон устанавливает, что работник не может получить в подотчет новую сумму, если у него еще есть остаток по старому подотчету. Если при проведении проверки контролирующие органы выявят такой факт, то на компанию может налагаться штраф.

В правую таблицу записываются бухгалтерские проводки по отчету.

Ниже бухгалтер должен указать, какие число документов прикрепил к отчету подотчетник, а также сколько листов они занимают.

После того, как отчет утвержден, бухгалтер ставит свою подпись и указывает утвержденную сумму. После этого он должен передать бланк на подтверждение главбуху.

Если по результатам расходования сумм у лица остались неиспользованные средства, либо он совершил перерасход, то реквизиты кассового документа нужно указать внизу бланка.

Оборотная сторона

Большую часть этой стороны занимает таблица. В нее подотчетник должен внести все имеющиеся оправдательные документы. Для каждого бланка предназначена одна строка. Оставлять пустые строки нельзя.

В поле 1 вносится номер строки по порядку. В поля 2 и 3 записываются реквизиты предоставленного документа — его номер и дата оформления. У документа может не быть номера — тогда нужно проставить прочерк либо записать «Б/Н».

В поле 4 вносится наименование документа. Поля 5 и 6 предназначаются для проставления суммы документа. При этом в графу 5 ее нужно записать в рублях, а в графу 6 — валюте, которой оформлен документ (если он составлен не в рублях).

Строки, которые не будут заполнены, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее, необходимо в самой последней строке таблицы подвести суммовой итог по всем документам. Ниже, подотчетник проставляет свою подпись.

Бухгалтер при проверке должен рассмотреть каждый документ, а также обоснованность данных расходов. В положительном случае он указывает принимаемую сумму в полях 7 и 8. Далее, в поле 9 он заносит счет бухучета, на который относится указанная сумма.

Итоговые сведения по данной стороне необходимо перенести на лицевую сторону.

Что делать, если отсутствуют подтверждающие документы

После возвращения из командировки, сотрудник может приложить к отчету документы с неустранимыми дефектами (например, повреждены, намокли и т. д.), либо вообще не предоставить их (потерян кассовый чек, получить дубликат невозможно).

Но такие события не означают, что принимать отчет у работника нельзя. Несмотря на то, что он не может предоставить оправдательные документы, сам товар либо услуга могут быть в действительности получены.

Бухгалтер после подачи бланка все равно должен его проверить, а уже руководитель должен потом решить — утверждать авансовый отчет по командировке, или же нет.

В случае, когда директор принимает решение утвердить данный документ и выполнить возмещение затрат, нужно помнить, что без подтверждающих документов включить данные суммы в базу по расчету налога на прибыль не получится.

Важно: если же компания является плательщиком НДС, но нельзя будет по приобретенным материалам сделать вычет НДС.

Проводки, которые должен оформить бухгалтер после обработки авансового отчета, зависят от целей получения денег в подотчет.

Дебет Кредит операции
Проводки по приобретению материалов
08, 10, 41 71 Приняты к учету приобретенные материалы
60, 76 71 Внесена предоплата за материалы поставщику
Проводки по итогам командировки
20 71 Списаны расходы по командировке, во время которой выполнялись работы по договору с заказчиком
44 71 Списаны расходы, если командировка была связана с рекламой либо продажей продукции фирмы
08 71 Списаны расходы по приобретению нового оборудования
28 71 Списаны расходы, если целью командировки был возврат поставщику брака
Выделение НДС (необходимо, если субъект бизнеса использует общий режим)
19 71 Принят к учету НДС по командировке
68 19 Выполнен зачет НДС
Возврат остатка подотчетных сумм
50 71 Возврат неиспользованного остатка наличными деньгами. Кассир оформляет приходный кассовый ордер.
51 71 Возврат неиспользованной суммы произведен на расчетный счет
70 71 Возврат суммы произведен из зарплаты

Кассовые документыОнлайн-кассы

Источник: https://litebuh.ru/dokumenty/avansovyy-otchet.html

Авансовый отчет: образец заполнения 2019

Образец заполнения авансового отчета в 2019 году

Авансовый отчет заполняют для подтверждения выданных подотчетных. Смотрите и скачивайте идеальный образец заполнения авансового отчета 2019, который устроит инспекторов, и с которым вы пройдете любую проверку.

Ошибки в расчетах с подотчетными могут привести к штрафам за кассовые нарушения, а также доначислениям НДФЛ и взносов. Поэтому важно правильно оформить выдачу денег под отчет и не допустить ошибок при заполнении авансового отчета. Смотрите образец заполнения авансового отчета, к которому у проверяющих не будет вопросов.

Авансовый отчет 2019 форма: как заполнять

Сотрудники коммерческих организаций заполняют авансовый отчет на бланке АО-1 (унифицированная форма, код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:

  • о сумме выданных под отчет средств;
  • о подотчетном лице (Ф. И. О., должность, структурное подразделение);
  • о предыдущем авансе (остаток, перерасход);
  • о назначении аванса;
  • бухгалтерские записи и другие.

Форму авансового отчета заполняют работники, которым компания выделила средства авансом. Авансовый отчет должен отвечать на следующие вопросы:

  • имеется ли перерасход средств;
  • своевременно ли была предоставлена документация (чеки, справки, квитанции);
  • имеется ли у ответственных за расход авансовых средств лиц задолженность перед предприятием;
  • требуется ли высчитывать определенное количество материальных средств у подотчетных работников из зарплаты в счет погашения авансовой задолженности.

Авансовый отчет является двухсторонним.

Лицевую сторону авансового отчета заполняет сотрудник, но можно сделать это за него. Следует указать название компании, номер отчета, дату, фамилию и инициалы подотчетного лица, его структурное подразделение и табельный номер, должность, а также назначение аванса.

Также в авансовом отчете есть таблица, в которой указывают сведения о предыдущем авансе, полученных деньгах, расходах и остатке. Если аванс выдан в иностранной валюте, сумму указывают в строке 1а в двух валютах. 

На оборотной стороне авансового отчета сотрудник перечисляет подтверждающие документы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и т.д.), и соответствующие суммы затрат.

После проверки авансового отчета заполняют таблицу “Бухгалтерская запись”. Указывают корреспондирующие счета, суммы. Ставят отметку о проверке отчета. 

Цифрами и прописью указывают сумму, в которой отчет утверждают. Далее ставят подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главбуха, а также сумму остатка или перерасхода (если есть) и реквизиты приходных (расходных) документов, по которым средства вносятся/выдаются.

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре. Заполнять его можно как на бумаге, так и в электронной форме. Но если компания оформляет авансовые отчеты в электронном виде, то потребуется их распечатать, чтобы сотрудники поставили свои подписи.

Образец заполнения авансового отчета 2019 

Сотрудники должны прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы. Документы нужны для подтверждения и обоснования расходов при расчете налога на прибыль. Безопаснее перед заполнением авансового отчета сформировать подтверждающие документы в хронологическом порядке, проверить корректность их оформления и пронумеровать.

Переходим к заполнению. 

Авансовый отчет должен содержать следующую информацию:

  • данные о компании (форма собственности, название, Ф.И.О директора и ответственного бухгалтера);
  • личные данные о сотруднике (фамилия, имя, отчество и должность), которому были выданы авансовые средства;
  • основания выдачи аванса;
  • размер аванса;
  • список целей, куда пойдут выданные деньги.

При заполнении авансового отчета возникает много ошибок. Если директор утвердит отчет с ошибками, сумму подотчета инспекторы признают доходом работника, доначислят НДФЛ и взносы. Судьи могут поддержать налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.16 № 302-КГ16-450). Опасные ошибки мы показали на образце (см. ниже).

Как заполнить авансовый отчет: образец заполнения

Правила заполнения и сдачи авансового отчета

Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке “остаток” заполнены, это не ошибка.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/3545-avansovyy-otchet-obrazets-zapolneniya-2019

Большой налог
Добавить комментарий