Способы ведения складского учета товаров (нюансы)

Как вести складской учет на складах

Способы ведения складского учета товаров (нюансы)

Успешная работа предприятия складывается из суммарного воздействия различных факторов и грамотного выполнения ключевых функций. При этом стоит отметить, что правильный учет товара можно отнести к одному из основных условий стабильной работы компании.

Складской учет

Это понятие используется для определения постоянного количественного и сортового учета, осуществляемого на складе. Без учета товаров, размещенных на складе, трудно обеспечить их сохранность.

Для такого процесса используется карточка складского учета материалов, которая является утвержденной законодательством формой для фиксации движения на складе материалов отдельного вида, размера и сорта. Заполняются они на каждый номенклатурный номер материала.

Их ведением занимается материально ответственное лицо, например заведующий складом или кладовщик.

Перед тем как доверить кладовщику материальные запасы предприятия, с ним, как правило, заключается договор. В нем описываются виды работ, которые выполняет сотрудник, и степень ответственности в случае потери или повреждения продукции, хранящейся на складе.

Организация складского учета

Грамотно организованный процесс учета материалов, размещенных на территории склада, — это очень важный и нужный сегмент деятельности организации. Для эффективной работы склада используется две распространенные системы учета: партионная и сортовая.

Но независимо от того факта, какой выбор будет сделан, материально ответственные работники будут вести учет продукции компании в натуральном выражении. Данная процедура осуществляется посредством использования приходных и расходных товарных ордеров.

Если брать во внимание информацию, которую содержат методички по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов компании, то можно сделать вывод, что ведение аналитического учета ТМЦ осуществляется посредством использования сальдового метода или оборотных накладных. При данных подходах проведение учета производится в разрезе каждого места хранения, а также внутри них с фиксацией номенклатурных номеров, различных товарных групп, синтетических и субсчетов.

Использование карточек

Складской учет материалов, основой для которого являются оборотные ведомости,в большинстве случаев подразумевает применение двух вышеупомянутых способов. Это позволяет оптимизировать работу склада и достичь более высокого уровня продуктивности.

При первом варианте используется карточка складского учета, которая открывается на каждый вид товарно-материальной ценности, хранящейся на складе. В ней отображаются количественно-суммовые данные, что, по сути, есть движение материалов. Основанием для заполнения таких карточек являются первичные учетные документы.

Ведение складского учета при помощи карточек также подразумевает отображение остатков на первое число и расчет оборота за месяц. При помощи такой документации производится составление оборотных ведомостей по каждому складу отдельно. К тому же данные тех карточек, которые находятся в бухгалтерии, сверяются с документацией, находящейся на складе.

Возможен и такой вариант, при котором карточки учета не ведутся в бухгалтерии. В этом случае расходная и приходная документация группируется по номенклатурным номерам.

После с помощью этих документов производится подсчет итогов за месяц, причем данные по расходам и приходам фиксируются отдельно. Далее эти сведения отображаются в оборотной ведомости.

Те остатки, которые были выведены в этих ведомостях, сравниваются с остатками, зафиксированными в карточках учета на складе.

Сальдовый учет

Данная форма складского учета отличается от предыдущей. Ключевое отличие сводится к тому, что качественный и суммовой учет в разрезе ТМЦ в бухгалтерии не ведется. Оборотные ведомости, соответственно, также не составляются.

При данном виде организации работы склада учет ТМЦ производится в разрезе субсчетов, товарных групп и балансовых счетов, которые используются для учета товарно-материальных ценностей исключительно в денежном выражении. Учет производится материально ответственными лицами. Для данного процесса используется книга складского учета или соответствующий журнал.

Что касается бухгалтерии, то она занимается приемом первичной учетной документации от материально ответственных лиц и впоследствии проверяет полученные данные. Когда процесс сверки завершен, те остатки материалов, которые были зафиксированы на первое число, переносятся в сальдовую ведомость.

Партионный учет

Торговля и склад в данном случае организованы таким образом, что конкретная партия товара хранится отдельно. Причем на каждую из них кладовщик выписывает партионную карту в двух экземплярах.

Для регистрации таких карт используется специальная книга. При этом именно номер принятой партии является номером регистрации в данной книге.

После внесения нужной информации один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на складе и выполняет функцию регистра складского учета.

Стоит отметить тот факт, что в качестве партии определяется ТМЦ одного наименования. Данный товар при этом должен быть поставлен одним поставщиком. Что касается количества доставок, то их может быть несколько.

При заполнении партионной карты работник склада должен указать дату составления, ее номер, время заполнения акта о приеме товара, вид транспорта, реквизиты поставщика, номер и дату накладной, наименование продукции, место отправления, а также массу и сорт.

Складской учет материалов, в котором используется партионный метод, подразумевает отражение во время отпуска товара даты данного действия, номера расходного товарного документа, вида транспорта, наименования получателя, количества и сорта отпущенной продукции. В это же время в расходном документе указывается номер партионной карты.

Когда все запасы конкретной партии оказываются израсходованы, заведующий складом и товаровед ставят свои подписи на карте и передают ее в бухгалтерию, где она впоследствии будет проверена.

Возможно, что во время проверки будет выявлена недостача.

Также стоит учитывать ту информацию, что партионная система складского учета включает составление акта на полностью израсходованную партию ТМЦ.

Как используются складские журналы при сортовом учете?

Если применяется такой способ ведения учета, то кладовщик открывает одну или несколько страниц в товарном журнале на каждый сорт и наименование продукции. Также может быть заведена отдельная карточка. Количество страниц зависит от объема операций, проводимых по приему и расходу.

В заголовке карточки или страницы журнала необходимо указать артикул, наименование, сорт и другие признаки, которые отличают конкретный товар. Оставшееся место на странице используется для отражения прихода, расхода и остатков продукции.

Книга складского учета (журнал) необходима для фиксации данных при оформлении каждого приходного или расходного документа.

Законодательство позволяет использовать различные формы журналов. В качестве примера можно привести товарный журнал по форме N МХ-2. Вести его обязан кладовщик или другое ответственное лицо. Основанием для его заполнения являются документы о приеме и выдаче ТМЦ, сданные ранее на хранение. В таком журнале указываются следующие данные:

— дата, когда ТМЦ были приняты на хранение;

— подразделение, которое передало складу товарно-материальные ценности;

— наименование, цена, количество, единицы измерения ТМЦ;

— номер и дата документов, которые использовались во время выдачи и приема продукции;

— место хранения.

Для того чтобы товар был принят на хранение и впоследствии выдан, необходимо заверение соответствующей документации подписями кладовщика и заведующего складом.

Грамотно организовать складской учет количественного типа, при которомфиксируются движение и остатки продукции, помогут различные виды товарных журналов, при помощи которых ведется учет товарно-материальных ценностей в местах хранения, а также фиксация их расхода. Подобные сведения могут отображаться также в виде ведомостей.

Как проводится уценка ТМЦ?

Торговля и склад неизбежно сопряжены с таким явлениями, как устаревание товаров, а также снижение спроса на них или потеря качества. Эти проблемы нельзя игнорировать, и для их эффективного решения используется процесс уценки. Для ее оформления понадобится акт уценки материально-товарных ценностей.

Составлять и подписывать его нужно в двух экземплярах. Делают это ответственные лица, представляющие специальную комиссию. Одна копия остается у заведующего складом (ее нужно хранить), вторая отправляется в бухгалтерию.

Источник: http://k-p-a.ru/kak-vesti-skladskoy-uchet-na-skladah/

Способы ведения складского учета товаров (нюансы) – все о налогах

Способы ведения складского учета товаров (нюансы)

05.10.2018

Без знаний о том, как вести учет товара в маленьком магазине или огромном супермаркете, невозможно ведение бизнеса. Строгая отчетность предупредит воровство персонала, поможет понять, насколько прибылен бизнес, планировать траты и выручку.

1. Зачем нужен учет в небольшом магазине2. Этапы контроля в розничных точках3. Способы складского учета4. Контроль продаж5. Способы ручного учета в торговле

6. Инструкция ручного контроля движения товаров

Скачать бланки документов по учету товаров:

Зачем нужен учет в небольшом магазине

Цели учета:

  • контроль сохранности продукции;
  • контроль объемов продаж;
  • получение достоверной информации о товарных остатках, оборачиваемости;
  • получение правдивой информации о финансовых потоках, состоянии дел.

Он подразумевает не только управление товарными остатками, закупом, но и контроль за ведением бухгалтерской документации, своевременностью проведения инвентаризации, правильностью оформления возвратов, списаний.

Учет в розничной торговле предотвращает:

  • хищения;
  • перерасход денег;
  • банкротство предприятия.

Контролировать товарооборот, расход и поступление денежных средств можно с помощью стороннего специалиста, самостоятельно или отдать эту работу на сторону — аутсорсинговой компании. Некоторые организации предоставляют возможность протестировать услугу бесплатно. Например, в Главбух Ассистент за первый месяц бухгалтерского обслуживания платить не нужно. 

Этапы контроля в розничных точках

Контролирует процесс перемещения в магазине материально-ответственное лицо, оно же ведет отчетность. В зависимости от размеров штата, это: товаровед, заведующий, владелец магазина.

Процесс контроля условно делят на 3 вида:

  • контроль поступлений;
  • продаж;
  • хранения.

Продукцию оприходуют на основании сопровождающих документов поставщика: ТОРГ-12 (товарная накладная), товарно-транспортных накладных, спецификаций.

Обязательно проверяется корректность их заполнения, присутствие оригинальных печатей, подписей руководства, соответствие количественных, качественных характеристик закупки. Проверяют сохранность упаковок, товарный вид, соответствие веса, указанного на упаковке. Для продуктового магазина важно проверить сроки реализации продуктов.

Уважаемые владельцы маленьких магазинов! Программа Бизнес.Ру Розница поможет вам легко начать вести учет товара, управлять закупками, получать правдивую информацию о выручке.Всю отчетность можно будет сформировать за 2 клика!

Попробуйте. Это бесплатно!>>

Если фактические и отписанные поставщиком значения сошлись, экземпляры ТОРГ-12 заверяют печатью, подписью ответственного. Если нет — составляют акт формы ТОРГ-2, в котором перечисляют несоответствия по каждой позиции, фактические количества. 

После приемки, поступления распределяют сразу в торговый зал или предварительно заносят на баланс склада.

Разделив процесс на отдельные шаги, получаем:

  • прием товаров на хранение;
  • размещение на складе в оптимальных условиях;
  • контроль за соблюдением температурного режима, правил товарного соседства на складе;
  • выдача в торговый зал;
  • пополнение запасов.

Ответственность за товары, находящиеся на складском хранении (с момента прихода до продажи), несет заведующий складом, кладовщик, заведующий секцией, магазином. Выбор материально-ответственно лица зависит от размеров магазина, главное — назначить его приказом, заключить договор материальной ответственности.

Он отслеживает движения внутри склада, выдачу в торговый зал, возврат, отвечает за соблюдение условий хранения.

Способ контроля складских остатков определяется видом хранения, объемами, количеством наименований.

Способы складского учета

Оснащение, площадь складских помещений, тип ассортимента влияют на способы хранения, вид учета. В розничной торговле приняты 4 основных способа складского учета:

Партионный: поступившая на склад партия, сопровождающаяся отдельной ТТН или ТОРГ-12, укладывается отдельно. Она содержит позиции разной номенклатуры, сортов. Способ удобен для контроля своевременности оплаты привозов, но подразумевает наличие огромных складских площадей, усложняет отчетность по остаткам каждого наименования: они хранятся в разных местах.

Сортовой: распределение поступлений по складским площадям идет в зависимости от сорта поступившей продукции. Недостаток: трудно найти позиции одного сорта с разными отпускными ценами.

Партионно-сортовой: поступления делят на партии, хранящиеся отдельно, внутри партии разделяют на сорта. 

Номенклатурный: используют для дорогих, крупногабаритных товаров. Пример: отдельно ювелирные украшения из серебра, золота, платины, с камнями, без камней и т.п.

Контроль движения номенклатуры на складе неразрывно связан со способами хранения:

1. Партионный способ контролируют партионной картой — ведомостью, заводимой на каждую пришедшую партию, учитывающей все списания, выдачи, приемы, продажи. Ведется в 2 экземплярах: один хранится на складе, второй — в бухгалтерии. Карта содержит данные:

⦁ номер товарной партии;

⦁ дата открытия карты;

⦁ номер, наименование ТТН или ТОРГ-12, сопровождавшей завоз;

⦁ наименование товарных позиций;

⦁ сорт;

⦁ число мест или масса нетто;

⦁ дата выбытия, количество, перечень позиций;

⦁ номер, название расходного документа, сопровождавшего выбытие (продажу, списание, возврат);

⦁ дата закрытия карты (когда товар партии закончился).

Карта регистрируется в реестре, хранящемся в бухгалтерии. Плюсы: не проводя полную ревизию склада, выявляются недостачи, пересортица, излишки внутри партии.

2. Сортовой способ хранения: учет на нумерованных товарных карточках или в товарных книгах с нумерованными листами. Карточки перечисляют в журнале, выдают под роспись. В товарной книге отдельному наименованию каждого сорта отводят несколько листов. Данные вносят на основании приходных или расходных документов ежедневно. 

3. При партионно-сортовом способе хранения ведут одновременно партионную карту и товарные карточки.

4. Номенклатурный способ: ведение товарных карточек, книги.

Упорядочить отчетность, процесс распределения по складу товаров помогает ведение адресного хранения распределение приходов по маркированным ячейкам, складским зонам. Оно освобождает до 30% площади хранения, сокращает отклонения в складском учете с 2,5% до 0,5%.

Контроль продаж

Самые тонкие места учета товаров — процесс передачи со склада в торговый зал, списание естественной убыли или потерь по халатности. Именно на этих этапах товарного движения возможно проведение махинаций, воровства. Существуют государственные нормативы товаров, подлежащих естественной убыли. Таковой не подвержены штучные и фасованные изделия.

Говоря простым языком: если шерстяные платья на складе съела моль, то виновато материально-ответственное лицо, не обеспечившее надлежащих условий хранения, списание проходит из прибыли магазина и его зарплаты.

Учёт продаж ведётся следующим образом:

  1. Передача со склада в торговый зал документируется, при автоматизированном учете — программы содержат типовые проводки внутреннего перемещения товаров, при ручном — зависит от способа учета. 
  2. Приобретение товаров покупателем подтверждается расчетно-кассовым чеком, отображается в книге кассира-операциониста, куда ежедневно заносят данные промежуточного (Х-, посменного), конечного Z-отчета. 
  3. Бухгалтерия ведет учет реализации на счете 90 «Продажи», имеющем дебетовую и кредитную части.
  4. Дебет: цена поставщика, расходы на хранение, налоги (НДС, акциз и т.п.). Кредит: отпускная стоимость, включающая НДС.
  5. Ежедневные или посменные отчеты кассиров — основа для бухгалтерских проводок реализации. Они отражают объем выручки, долю расходов, чистой прибыли, подсчитывают ежемесячно, отнимая от прибыли дебетовую часть.

Контроль продаж ведут по закупочной или отпускной стоимости. Способ контроля закрепляют в учетной политике организации.

Передача со склада в торговый зал документируется, при автоматизированном учете — программы содержат типовые проводки внутреннего перемещения товаров, при ручном — зависит от способа учета. 

Приобретение товаров покупателем подтверждается расчетно-кассовым чеком, отображается в книге кассира-операциониста, куда ежедневно заносят данные промежуточного (Х-, посменного), конечного Z-отчета. 

Бухгалтерия ведет учет реализации на счете 90 «Продажи», имеющем дебетовую и кредитную части. Дебет: цена поставщика, расходы на хранение, налоги (НДС, акциз и т.п.). Кредит: отпускная стоимость, включающая НДС.

Ежедневные или посменные отчеты кассиров — основа для бухгалтерских проводок реализации. Они отражают объем выручки, долю расходов, чистой прибыли, подсчитывают ежемесячно, отнимая от прибыли дебетовую часть.

Контроль продаж ведут по закупочной или отпускной стоимости. Способ контроля закрепляют в учетной политике организации.

Правильно составить бухгалтерскую документацию поможет сервис Главбух Ассистент.

Попробуйте — первый месяц бесплатно. 

Способы ручного учета в торговле

В процессе учета необходимо каждую поступившую на склад единицу товара записать, фиксируя цену поставки, количество, стоимость продажи.

Каждый этап, через который проходит наименование, хранящееся на складе, надо зафиксировать во внутренних документах компании, подтвердить его кассовым чеком, приходным ордером.

Только в этом случае бухгалтер составит налоговой отчет, не вызывающий вопросов.

Отчеты движения товаров бывают в двух видах:

  • Суммовые;
  • Потоварные или аналитические.

Суммовой способ учета подходит для магазинов с небольшим ассортиментом, показывает, как вести учет товара в магазине одежды без компьютера, пользуясь тетрадью «приходов-расходов». Используют сумму документов: пришел товар, посчитали сумму по цене реализации, записали. Каждый день от этой суммы минусуем выручку. Получившаяся разница — складской остаток.

После ревизии: расчетный остаток «минус» фактический остаток «равно» недостача.

  • Минус суммового способа: отсутствие товарной аналитики, возможности ABC-анализа подсчет точной прибыли с каждой товарной позиции. При суммовом способе сложно поймать за руку продавца, сбывающего «левый» товар, возможны ошибки калькуляции.
  • Плюс: минимум документов, с бухгалтерией справится начинающий.

Аналитический способ позволяет проводить детальный анализ товарных запасов, динамики продаж. Самый простой вариант ведется в Excel, отводя каждому месяцу новую страничку.

В первую графу файла переносят полную информацию о товаре: производитель, вес, цена, вид упаковки.

Во второй отмечают объем поступлений в текущем месяце, в следующей — количество продаж.

Последняя графа — остатки по каждой позиции, отдельно записывают информацию по возвратам, испорченному или просроченному товару, результатам ежемесячных ревизий.

Аналитический способ лег в основу программного обеспечения для бухгалтерского учета.

В розничном магазине используют либо программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер, либо бухгалтерские онлайн-сервисы. Выбор зависит от возможностей владельца бизнеса, привычек бухгалтера.

Инструкция ручного контроля движения товаров

Автоматизировать систему бухгалтерского учета, движения товаров могут позволить себе даже небольшие торговые точки. Мы расскажем пошагово, как вести учет товаров в небольшом продуктовом магазине или магазине одежды.

Первый шаг: прием товаров на склад

Любая поставка сопровождается накладными, счетами-фактурами (если поставщик — плательщик НДС). Для них заводят журнал приходных документов, в котором фиксируют номер, дату, сумму. Это можно делать вручную или на компьютере, используя Excel.

Второй шаг: внутреннее перемещение товаров

Со склада товары должны попасть в торговый зал или секцию не только физически, но и по бухгалтерским проводкам. Здесь можно поступить двумя способами: отдать товары под отчет продавцу или переместить в торговый зал, выписав внутреннюю накладную ТОРГ-12. Каждый отпуск со склада заносят в журнал или реестр внутреннего перемещения товаров.

Третий шаг: реализация

Магазин оснащается кассовым аппаратом в обязательном порядке, каждая покупка подтверждается кассовым чеком. Дополнительно контролировать продавцов поможет журнал продаж, ведущийся вручную, в который продавец записывает каждую проданную позицию. В конце смены между чеками и журналами делают сверку.

Если товары продают юридическим лицам, то выписывают копию чека, ТОРГ-12, счет-фактуру, данные заносят в журнал.

По желанию владельца магазина, можно убрать второй этап учета, занося поставки на баланс торгового зала. Такой вариант приемлем для магазинов с небольшой номенклатурой или маленькой площадью торгового зала.

Юридические лица, работающие по упрощенной системе налогообложения, обязаны вести книгу доходов и расходов.

Расходы: закупка товаров, материалов для оказания услуг и т.п.

Доходы: деньги от реализации.

Книга ведется в электронном или бумажном варианте. Электронную версию распечатывают ежемесячно (ежеквартально), нумеруют листы, прошивают. Бумажная сразу ведется на пронумерованных, прошитых листах.

Сложнее юридическим лицам, плательщикам НДС. Они обязаны использовать план счетов бухгалтерского учета, контролировать наличие счетов-фактур, учитывать ассортимент по себестоимости и отпускной цене. Отдельно учитывают номенклатуру, наценку, НДС, расходы, финансовые результаты торговли.

Источник: http://nalogmak.ru/zadolzhennost/sposoby-vedeniya-skladskogo-ucheta-tovarov-nyuansy-vse-o-nalogah.html

Справочник Бухгалтера

Способы ведения складского учета товаров (нюансы)

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил.

Как организовать складской учет в компании

Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

  1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
  2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
  3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
  4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

  1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
  2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
  3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
  4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы “Номенклатура” присвоим имя: “Таблица1”. Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: “Таблица2” диапазону таблицы “Поставщики”. Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(“номенклатура!$A$4:$A$8”).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Должностные инструкции

Должностная инструкция кладовщика

Открыть в формате WORD

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Кладовщик относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность кладовщика назначается лицо, имеющее среднее или высшее профессиональное образование и опыт работы в должности кладовщика или аналогичной должности не менее 1 года.

1.3. Кладовщик назначается на должность с обязательным заключением Договора о полной индивидуальной материальной ответственности и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора предприятия.

1.4. Кладовщик должен знать:

1.4.1. Законодательство, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы и материалы, касающиеся организации складского хозяйства;

1.4.2. Стандарты и технические условия на хранение товарно-материальных ценностей;

1.4.3. Организацию и технологию складского хозяйства, погрузочно-разгрузочных работ;

1.4.4. Организацию учета складских операций, необходимую документацию на складируемые товарно-материальные ценности;

1.4.5. Условия приема, хранения, отпуска складируемых товарно-материальных ценностей;

1.4.6. Правила и порядок хранения и складирования товарно-материальных ценностей, положения и инструкции по их учету;

1.4.7. Виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода;

1.4.8. Основы экономики, организации производства, труда и управления;

1.4.9. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

1.4.10. Трудовое законодательство;

Источник: https://1atc.ru/uchet-na-sklade/

Способы ведения складского учета товаров (нюансы)

Способы ведения складского учета товаров (нюансы)

Ведение складского учета необходимо для контроля движения и сохранности товаров на предприятии. О том, как рациональнее организовать учет, какой выбрать способ и систему учета ТМЦ, поговорим далее.

Сортовой способ учета

Партионный способ учета

Система складского учета

Итоги

Сортовой способ учета

Основным НПА, регламентирующим порядок и методы складского учета, являются Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее — МПЗ), которые утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н. Данными указаниями предусмотрены 2 основных способа учета МПЗ: сортовой и партионный.

Сортовой метод учета применяется при хранении товаров по сортам и наименованиям. ТМЦ могут отличаться и более подробными характеристиками, такими как цвет, форма, единица измерения и проч.

При этом цена приобретения, время поступления и партия товара не столь важны.

То есть вновь поступивший товар добавляется к остаточным позициям и смешивается с ними вне зависимости от цены, поставщика и партии товара.

При реализации или ином выбытии товар выбирается произвольно. Причем для оценки ТМЦ могут использоваться следующие методы:

  • ФИФО (первым пришел, первым выбыл) — в данном случае стоимость ТМЦ при списании отражается по цене первой партии;
  • средняя стоимость — суммируется стоимость товаров со всех поступлений и делится на количество;
  • стоимость единицы товара.

Более подробно о методах оценки МПЗ читайте в материале «Методы оценки материально-производственных запасов».

На каждую позицию товара материально ответственные лица (далее — МОЛ) заводят карточку складского учета М-17. Такая карточка ведется в течение года. В нее вносятся данные о товаре: номенклатурный номер, склад местонахождения, учетные цены и проч. После чего МОЛ отражает каждое движение МПЗ на складе: поступление, перемещение, выбытие на основании первичных и сопроводительных документов.

Торговые компании используют карточку количественно-стоимостного учета ТОРГ-28.

К плюсам использования данного способа относятся:

  • рациональное и экономное использование площади склада;
  • возможность адресного хранения ТМЦ, то есть у каждого вида товара имеется свой буквенно-цифровой шифр, который присваивается в зависимости от полки (ячейки), на которой хранится ТМЦ на складе;
  • оперативное управление остатками товаров.

Из минусов можно выделить:

  • отсутствие возможности разделения товаров одного вида по цене поступления;
  • увеличение трудозатрат.

Для взаимодействия склада и бухгалтерии возможны 2 метода ведения учета: количественно-суммовой и сальдовый.

При использовании количественно-суммового метода учет товаров ведется по количеству и стоимости ТМЦ и на складе, и в бухгалтерии. При этом методическими рекомендациями предусмотрено 2 варианта:

  1. На складе ведется только количественный учет в складских картах, а вся первичная документация сразу после оприходования сдается в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заводит карточки количественно-суммового учета на каждую номенклатурную позицию и выводит остатки и обороты по движению товаров. Далее составляется единая оборотная ведомость по всем номенклатурным номерам. То есть бухгалтерия дублирует складской учет, выводя остатки и по количеству, и по сумме.
  2. Складские карточки ведутся только складом в стоимостном и количественном выражении. В бухгалтерии же вся приходная и расходная первичка группируется по видам номенклатуры, а в конце периода подсчитываются итоговые данные. Результаты записываются в сводную ведомость и сверяются с данными складского учета.

Ведение складского учета сальдовым методом предусматривает следующий порядок: склад учитывает товар только по количеству, а бухгалтерия — только в суммовом выражении. То есть на складе в течение установленного графиком документооборота периоде ведется оперативное движение товара в карточках на основании первички. В конце срока все документы сдаются в бухгалтерию.

Ответственный за участок ТМЦ бухгалтерский работник сверяет данные первичных документов со сведениями, указанными в карточках, ставит свою визу и переносит результаты в сальдовые ведомости, на основании которых составляется сводная итоговая ведомость в разрезе синтетических счетов (субсчетов), товарных групп, а также складов или подразделений.

Партионный способ учета

При учете МПЗ партионным способом каждая поступающая партия товаров хранится отдельно от предыдущих. Партия — однородный (одинаковый) товар, поступивший:

  • по нескольким транспортным документам, но от одного поставщика в одно время;
  • по одному транспортному документу.

Учет МПЗ по партиям ведется и на складе, и в бухгалтерии одновременно.

При поступлении товаров МОЛ регистрирует их в журнале и присваивает порядковый номер всей партии товара. Данный номер фиксируется во всех последующих расходных документах при выбытии ТМЦ из данной партии.

На основании сопроводительных первичных документов, полученных от поставщика, МОЛ заводит специальную партионную карту.

Чаще всего используется форма МХ-10, но возможно использовать и бланк, разработанный компанией применительно для каждого отдельного вида товаров.

В данной карте фиксируется все движение МПЗ из конкретной партии: документ выбытия, дата, количество — и так до полного израсходования ТМЦ.

По факту выбытия всей партии ТМЦ МОЛ закрывает партионную карту, составляет акт израсходования МПЗ и передает все бумаги в бухгалтерию.

К положительным сторонам данного метода учета можно отнести:

  • усиленный контроль остатков;
  • снижение потерь;
  • возможность реже проводить ревизии.

Из минусов можно отметить:

  • нерациональное использование площадей;
  • невозможность оперативного учета по номенклатуре, так как учет ведется в разных партионных картах.

Партионный способ учета МПЗ очень удобно применять при реализации однородного товара с определенным сроком годности, а также на предприятиях общественного питания.

Выбранный вариант учета товаров — сортовой или партионный — необходимо зафиксировать в учетной политике предприятия.

О методах составления учетной политики читайте в материале «Как составить учетную политику организации (2015)?».

Система складского учета

Если буквально 20 лет назад учет велся в основном вручную, то сегодня представить современный склад без автоматизированной системы учета довольно сложно. Рассмотрим плюсы и минусы каждой из систем.

Ведение складского учета вручную грозит ошибками и просчетами (человеческий фактор), а также требует значительных трудо- и времязатрат.

При значительной отдаленности бухгалтерии от склада при ручном учете возникают следующие сложности:

  • случайные, а иногда и специальные ошибки, приписки с целью хищения и проч.;
  • несогласованность работы сотрудников;
  • значительные временные затраты при передаче документов в бухгалтерию и обратно;
  • невозможно оперативно отследить остатки на складе;
  • нет возможности зарезервировать ТМЦ для покупателей;
  • частые проверки остатков;
  • трудовые и временные затраты на проведение ревизий.

Чтобы снизить влияние человеческого фактора, а также трудовые и временные затраты, многие предприниматели вводят автоматизированные системы учета на предприятии. Сегодня производители предлагают большой ассортимент программного обеспечения для автоматизации складского учета.

Все они отвечают основным параметрам:

  • возможность отслеживать движение товара на складе — приход, расход остаток за любой выбранный период;
  • управление программой из любой точки мира, практически с любого электронного устройства;
  • выписка пакета первичных и учетных документов;
  • оперативное взаимодействие всех служб предприятия;
  • формирование и отслеживание ценовой политики предприятия, а также системы скидок;
  • ведение учета нескольких складов одновременно;
  • быстрый вывод остатков для проведения инвентаризации, а также возможность отследить причину тех или иных отклонений.

Из минусов можно отметить:

  • затраты на приобретение программы и ее периодические обновления;
  • проблемы с кадрами, знающими принципы работы в программе;
  • содержание IT-менеджера, а на крупных предприятиях– IT-службы.

Как видно из вышеприведенного обзора, автоматизированные системы учета наиболее эффективны и позволяют оперативно и выгодно управлять складом.

Итоги

Склад — важная составляющая бизнес-процесса любого предприятия. От того, насколько эффективно организована его работа, зависит получение прибыли предприятия в целом. Для этих целей предусмотрены специальные способы учета ТМЦ: сортовой и партионный, а также применение автоматизированных программ складского учета. 

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/sposoby_vedeniya_skladskogo_ucheta_tovarov_nyuansy/

Большой налог
Добавить комментарий