Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Содержание
  1. Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2019 года
  2. Какие документы могут быть уничтожены
  3. Документация постоянного хранения
  4. Документы длительного хранения
  5. Документы временного хранения
  6. Определение ценности документов
  7. Уничтожение документов
  8. Срок хранения актов уничтожений документов с истекшим сроком
  9. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
  10. У документов истек срок хранения. как их правильно уничтожить
  11. Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения
  12. 6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию
  13. Оформляем акты на уничтожение документов
  14. Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению
  15. Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее
  16. Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений
  17. Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению
  18. Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения
  19. 1 этап. Просмотр дел
  20. 2 этап. Подготовка проекта акта о выделении документов к уничтожению
  21. 3 этап. Заседание комиссии
  22. 4 этап. Оформление протокола заседания экспертной комиссии
  23. 5 этап. Подписание протокола и акта
  24. 6. Этап. Уничтожение
  25. Правила уничтожения документов, содержащих персональные данные
  26. Способы уничтожения
  27. Пример приемо-сдаточной накладной
  28. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве
  29. Порядок уничтожения документов
  30. Комиссия по уничтожению документов
  31. Работа ЭК
  32. Акт о выделении документов к уничтожению
  33. Приказ об уничтожении документов
  34. Акт об уничтожении документов
  35. Срок хранения актов об уничтожении документов
  36. Заключение
  37. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
  38. Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
  39. Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
  40. Как составить акт на уничтожение документов
  41. Как не ошибиться с датой акта

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2019 года

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
Уничтожение документов является распространенной процедурой, позволяющей организации утилизировать документацию, утративших свою практическую и иную значимость, сохранив при этом коммерческую и другую тайну. Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения составляется с целью документализации данного процесса, а кроме того выполняет функцию учета уничтоженных дел.

Какие документы могут быть уничтожены

В процессе ведения предпринимательской и иной деятельности физическое или юридическое лицо создает и получает множество самых различных документов.

По мере течения времени некоторые документы утрачивают свою значимость и подлежат утилизации.

Основным критерием отбора документа к уничтожению является истечение срока его хранения, установление которого основывается на данных экспертизы ценности документа.

Под ценностью документа понимается его значение как в деятельности самой организации, так и в более широком смысле слова. Документ может являться достоянием культуры, историческим памятником, и иметь экономическое и другое значение. Уничтожение таких документов может иметь последствия вплоть до уголовного преследования.

Зачастую определить ценность того или иного документа бывает затруднительно даже для опытного сотрудника организации. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утвержден Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения. Он не является исчерпывающим, однако практически все основные виды документации и сроки их хранения в нем содержатся.

В соответствии с их ценностью документы можно разделить на категории. Критерием деления являются сроки хранения.

Документация постоянного хранения

Данный вид документации обладает самой высокой ценностью, поскольку содержит основную информацию об организации, а также являются объектом культурного и прочего интереса. Эти документы существуют столько, сколько существует организация, и не уничтожаются даже после ее ликвидации.

К ним относятся:

  • учредительные документы организации;
  • распорядительная документация по предприятию;
  • положения о структурных подразделениях организации;
  • акты приема-передачи при смене руководителей организации, и т.п.

Данные документы по истечении определенного срока передаются в объединенные архивы муниципальных образований или госархивы. Исключение составляют частные документы негосударственных организаций.

Среди этих документов выделяются особо ценные документы. Они обладают еще более высоким приоритетом.

Документы длительного хранения

К этой категории относятся дела, хранящиеся 11 лет и более. Эти документы имеют практическое значение в деятельности организации, но обычно не представляют общественной ценности.

Это кадровая документация, документы об изготовлении электронной цифровой подписи и другие.

Эти документы также хранятся в архиве организации и передаются на хранение в ведомственные или муниципальные архивы (об исключении сказано выше).

Документы временного хранения

Данная категория документов хранится в течение 10 лет и менее. Эти документы используются непосредственно в текущей деятельности организации и не имеют общественного значения. Эти дела не подлежат обязательной передаче в архив и могут храниться непосредственно по месту составления, например, в канцелярии или договорном отделе организации.

Хранение электронных дел осуществляется соответственно тем же срокам, что и хранение бумажных документов той же важности.

Определение ценности документов

Порядок определения ценности документов и отбора их к уничтожению регламентируется одобренными Росархивом «Основными правилами работы архивов организации» от 2002 года и более современными, хотя и во многом идентичными Правилами работы архивов организации, утвержденными приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года.

Экспертиза ценности документа в течение его «жизни» проводится как минимум дважды:

  • в конце делопроизводственного года при переутверждении номенклатуры дел организации на следующий год;
  • по истечении установленного срока хранения, когда определяются документы, которые можно уничтожить, и документы, которые будут переданы (если это предусмотрено) в объединенный архив.

Для того чтобы определить ценность документа требуется учет мнения специальной экспертной комиссии (ЭК), состав которой назначается приказом по предприятию.

Председателем комиссии назначается директор или заместитель директора по административной части или начальник службы делопроизводства.

В комиссию рекомендуется включать не мене трех человек из числа наиболее хорошо разбирающихся в документации работников (как правило, это начальник кадровой службы, начальник службы делопроизводства) и обязательно — лицо, ответственное за архив организации. Эти работники будут нести ответственность за определение срока хранения каждого документа.

Для экспертизы ценности электронных документов могут быть привлечены работники IT-службы.

Если в организации имеется научная или иная документация, требующая учета мнения определенного специалиста, может быть создана отдельная комиссия с участием компетентных в данной области работников.

В полномочия ЭК входит продление срока хранения отдельных документов, если они будут признаны не утратившими ценность даже после того, как срок их хранения истек.

Оформляется решение ЭК протоколом. Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия в случае, если документы передаются в городской или другой архив, обязательно согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архива. Без ее одобрения изменение сроков хранения документов не допускается.

Уничтожение документов

После проведения экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения и согласования вопросов по спорным документам составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

При уничтожении документов должны соблюдаться следующие принципы:

  1. уничтожение должно быть санкционированным;
  2. уничтожение не должно затрагивать документы, касающиеся длящегося или предстоящего судебного разбирательства;
  3. уничтожение должно затрагивать не только оригиналы, но и копии документа;
  4. уничтожение должно проводиться с соблюдением коммерческой и иной тайны, конфиденциальности информации.

Обычно сначала составляются акты по структурным подразделениям, а затем — общий акт, по предприятию.

Форма акта утверждена приказом Минкультуры РФ №526 от 15.03.2015 (Приложение №21 к Правилам работы архивов). Вам останется лишь вписать свои данные в шаблон.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, состоит из следующих разделов:

  1. «шапка» документа с указанием названия документа, даты составления и номера документа, а также поля «Утверждаю», в котором указываются дата утверждения и проставляется должность, подпись и расшифровка подписи лица, которое утвердило акт;
  2. преамбула, содержащая в себе ссылку на нормативный документ, ставший основанием для определения сроков хранения документа и название фонда (организации), дела которой отобраны для уничтожения;
  3. основная часть, оформленная в виде таблицы, в которой перечисляются заголовки дел, выделенных к уничтожению. Заголовки удобнее группировать по структурным подразделениям. Если к уничтожению выделяется много однородных дел (например «Служебные записки»), то можно просто указать общий заголовок и обозначить количество дел;
  4. в резолютивной части указывается итоговое количество дел, выделенных для утилизации, цифрой и прописью;
  5. если организация передает документы на хранение в объединенный архив, в акт включается раздел об утверждении дел постоянного хранения ЭПК архива. Частным организациям, самостоятельно хранящим свои документы, такой отметки не требуется;
  6. подпись лица, ответственного за архив;
  7. номер и дата протокола заседания экспертной комиссии предприятия;
  8. отметка о передаче дел на уничтожение. Указываются вес бумажных дел и наименование электронного носителя, а также способ утилизации, проставляются дата, должность и подпись работника, передавшего документы для уничтожения;
  9. если уничтожаются документы, находящиеся в объединенном архиве, делается отметка о внесении изменений в учетные документы. Эта отметка также подтверждается подписью работника архива.

Уничтожение бумажных документов осуществляется физически: сжиганием, пропусканием через шредер и т.п.

Процедура может быть осуществлена как силами самого предприятия, так и силами сторонней организации. Прием-передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, а за погрузкой и вывозом документов следит работник архива или документационного обеспечения управления.

Не допускается использование документов с истекшим сроком хранения в качестве черновиков, а также выбрасывание их в общие мусорные корзины.

Самым надежным способом уничтожить электронный документ является уничтожение его физического носителя, однако допускаются и другие методы (стирание, перезапись, размагничивание и т.п.).

Статья 27 Федерального закона №125 от 22.10.2004 года оговаривает предусмотренную законодательством ответственность организаций за нарушения правил архивного хранения документов.

Бланк акта уничтожения документов с истекшим сроком храненияОбразец акта уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Источник: https://zakonius.ru/obrazec/akt-unichtozheniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya

Срок хранения актов уничтожений документов с истекшим сроком

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом. Инструкция по заполнению акта

  1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Важно Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации.

В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

У документов истек срок хранения. как их правильно уничтожить

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.

Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре.
После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много).

Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения

Работы по выделению документов к уничтожению могут также проходить в архиве организации и проводиться работниками архива при проведении экспертизы ценности документов, подлежащих передаче в государственный (муниципальный архив) — для источников комплектования государственных/муниципальных архивов, или в процессе проведения плановых работ по упорядочению дел архивного фонда (для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных муниципальных архивов)/ Важно! Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертных комиссии (ЦЭК).

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

  • бумаги можно сжечь;
  • порвать вручную;
  • использовать шредер;
  • сдать в пункт приёма макулатуры.

К сведению Варианты: в первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя.

А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи. Порядок уничтожения документов Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать.

Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков: Предварительные действия

  • издаётся приказ о создании комиссии;
  • создаётся экспертная комиссия;
  • отбираются документы к уничтожению;
  • составляется акт.

На основании акта документы можно уничтожать.

Оформляем акты на уничтожение документов

  • способ уничтожения;
  • исполнителя;
  • опись уничтоженных документов.

Если бумаги вы сдали в макулатуру, в акте это нужно указать и приложить копию накладной или акта передачи.

Срок хранения актов об уничтожении документов Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно. При этом должно быть сформировано отдельное дело.

Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.

Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, подписывается сотрудником, который производил экспертизу ценности документов (как правило — сотрудник отдела делопроизводства), затем представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу. Важно! Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то дела, включенные в акт, могут быть уничтожены, только после утверждения и согласования ЭПК соответствующего архива описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл.

Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта об уничтожении документов .docСкачать образец заполнения акта об уничтожении документов .doc Кто занимается утилизацией документов Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек.

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Далее посередине строки вносится название документа.

  • В основную часть акта вписывают
  • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
  • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
  • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
  • В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка.

Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению

Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер. • Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения.

Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Внимание Примере 3). • В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1).

Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см.
запись № 2).

Источник: http://pbcns.ru/srok-hraneniya-aktov-unichtozhenij-dokumentov-s-istekshim-srokom/

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
Подготовка документов к уничтожению один из самых трудоемких процессов в архивном деле. Сложности возникают, если компания не проводила плановые уничтожения. В этом случае придется перебрать документы за все годы, чтобы понять, что оставить, а что можно уничтожить.

Дела временных сроков хранения – до 10 лет включительно – в архив не передают.

Их хранят в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожают (п. 4.2. правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Однако в правилах 2015 и 2002 года чиновники не закрепили этот самый «установленный порядок». Единственное условие – отбор документов на уничтожение проводят с помощью экспертной комиссии.

По правилам уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме из приложения № 21 Правил, 2015).

Документы, включенные в акт, не обязательно будут уничтожены. Сначала экспертная комиссия рассмотрит акт на заседании. Затем документ утвердит руководитель организации или структурного подразделения.

Только после этого можно договариваться об уничтожении с организацией или уничтожить прямо в офисе.

Эксперты Системы Главбух рассказывают про правила уничтожения документов на предприятиях в РФ

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

«Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.»

Из рекомендации Системы Главбух «Как хранить бухгалтерские документы»

Экспертизу ценности документов проводит параллельно с отбором документов на уничтожение, составлением описей дел постоянного и длительного хранения. Такими делами будут те, которые хранят свыше 10 лет.

Краткий смысл экспертизы ценности документов в том, чтобы выявить бумаги для хранения по правилам на основании Перечня  2010 года и определения значимости документов.

Также во время экспертизы отбирают документы, которые можно уничтожить, так как они утратили свою практическую ценность.

Первое что нужно изучить при проведении экспертизы ценности – номенклатуру дел, ведь именно в ней указывают сроки хранения. Если таковой нет, то нужно обратиться к Перечню 2010 года или другим нормативно-правовым актам, которые содержат информацию о сроках хранения документов.

Журнал «Главбух» упрощает работу

Определить сроки хранения документов поможет специальный сервис «Хранение документов».

На основании проведенной экспертизы, комиссия проводит заседание по результатам работы, о чем составляет протокол. Только после этого руководитель организации утверждает акт.

Кто же может входить в состав экспертной комиссии? Руководитель отдела кадров, сотрудники отдела и специалист, ответственный за архив в компании. Экспертная комиссия — это коллегиальный орган, который принимает решения совместно на основании профессионального опыта.

Не нужно брать всю ответственность на себя при принятии решений, по которым вы не имеете достаточной компетенции.

Организация обязана хранить документы в силу закона (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов

С точки зрения архивного дела – не важно, какие документы храните в организации. Главное обеспечить их сохранность в течение установленных сроков и провести уничтожение по правилам.

Истечение срока хранения документов не означает, что они непременно отправятся на утилизацию. Истечение срока хранения — это повод провести экспертизу ценности бумаг.

Причем это правило универсально для всех форм организаций и их структурных подразделений.

Уменьшать сроки хранение нельзя. Если в нормативно-правовых актах закрепили, например, что приказы о направлении в командировку хранят 5 лет, то компания не вправе утвердить у себя срок 3 года.

А вот при необходимости организация может продлить срок хранения документов. Делают это на заседании экспертной комиссии. О принятом решении делают запись в протоколе и приводят основание для увеличения срока.

Например:

…в связи со служебной необходимостью, комиссия приняла решение оставить на хранение документы, срок хранения которых истек, до минования надобности. Перечень документов прилагается.

Уничтожив документы, срок хранения которых истек, организация ничего не нарушит.

При возможном обращении контролирующих органов к документам, которые уже уничтожены, организация может предоставить выписку из акта или его копию и копию протокола экспертной комиссии.

Это будут официальные документы, подтверждающие процедуру уничтожения, а не утраты  этих бумаг.  Обратите внимание – об утрате составляют другие документы.

Акт и протокол имеют постоянный срок хранения. Утрата или потеря документов уже будет относится к возможному составу правонарушения, как объективная сторона того, что организация не выполнила свою обязанность по обеспечению сохранности бумаг. Важно не уничтожить документы раньше установленного для них срока, так как этот факт так же могут отнести к нарушению норм по обеспечению сохранности.

«Ошибки в расчете срока хранения документов опасны. Если уничтожить бумаги раньше срока, нечем будет оправдать затраты. При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени.»

1 этап. Просмотр дел

На этом этапе необходимо разложить дела или документы в соответствии с их сроками хранения. Разделить документы с временным, длительным и постоянным сроком хранения. На дела длительного и постоянного срока хранения составить описи дел. Оформить эти дела и поставить на хранение. Так мы сможем исключить случайное уничтожение нужных документов.

2 этап. Подготовка проекта акта о выделении документов к уничтожению

Документы, которые отобрали на уничтожение на предыдущем этапе, просматривают еще раз. Делают это для того, чтобы проверить, не попали ли в них бумаги, срок хранения которых может отличаться от срока хранения тех, что были выбраны. Например, приказы о перемене имени и фамилии могли попасть в документы с 5-летним сроком хранения.

После того, как все бумаги перепроверили, внесите их в форму акта из приложения № 21 (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

3 этап. Заседание комиссии

На этом этапе проходит заседание экспертной комиссии для совместного рассмотрения акта. Заседание может быть организовано и по электронной почте. Автор акта приглашает всех ознакомиться с актом, внести свои рекомендации и пожелания. Обсуждение можно вести в электронной переписке.

4 этап. Оформление протокола заседания экспертной комиссии

Утвержденной формы протокола нет, можно оставить в свободной форме. Главное, чтобы в нем указали состав комиссии, дату заседания, повестку дня, кто присутствовал, кто выступил и что решили.

5 этап. Подписание протокола и акта

Протокол подписывают секретарь и председатель комиссии. В акте ставят визы все, кто принимал участие в его согласовании, а также подпись автора акта и гриф согласования комиссией. После этого акт передают на подпись руководителю.

6. Этап. Уничтожение

На этом этапе проводится непосредственно само уничтожение по приемо-сдаточной накладной. Делают запись в акте о том, каким весом были уничтожены документы, количество дел и способ уничтожения.

Правила уничтожения документов, содержащих персональные данные

Необходимо документально зафиксировать факт уничтожения сведений, составляющих персональные данные. Об этом дает следующие разъяснения Роскомнадзор в информации от 25.09.2015 «Ответы на вопросы в сфере защиты прав субъектов персональных данных»:

Порядок документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта определяется оператором персональных данных самостоятельно. Уничтожение персональных данных субъекта осуществляется комиссией либо иным должностным лицом, созданной (уполномоченным) на основании приказа Оператора.

Наиболее распространенными способами документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта является оформление соответствующего акта о прекращении обработки персональных данных либо регистрация факта уничтожения персональных данных в специальном журнале.

Типовая форма акта и журнала утверждаются самим Оператором

Способы уничтожения

Утилизация на специализированных производствах, занимающихся переработкой макулатуры. Уничтожить могут прессованием, смешивают с другими сортами макулатуры, после чего документы становятся не пригодны к прочтению.

Уничтожение при высоких температурах. Для этого способа используют технологию тепловой обработки.

Метод сжигания на тепловых станциях. Его использовали ранее. Этот способ не пригоден с точки зрения экологии. Тем более, что бумага – это вторичное сырье, которое стоит денег. Вам даже могут заплатить за вашу бумагу и вывезти бесплатно.

Перечисленные способы подходят для больших объемов бумаг. Как правило, речь идет не о нескольких папках, а о тоннах бумаги. Специализированные предприятия принимают макулатуру на вес. Для вашей организации — это документы, а для организации-переработчика – сырье.

Отметим, что есть и способ для небольшого количества бумаг – уничтожение через офисный шредер. Этот способ подходит только для уничтожения документов в офисе, при небольших объемах.

Пример приемо-сдаточной накладной

Дорогой коллега, до 12 мая «Главбух» всего 12 990! Успейте оформить годовую подписку выгодно. Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 222-15-72.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/94529-kak-unichtojit-dokumenty-s-istekshim-srokom

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих правовых актах:

  • закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
  • правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
  • приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
  • приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
  • постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).

Из анализа этих правовых актов можно добыть немало полезной информации о том, как законно избавиться от макулатуры. Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

  • бумаги можно сжечь;
  • порвать вручную;
  • использовать шредер;
  • сдать в пункт приёма макулатуры.

К сведению

Вариантыв первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать. Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков:

Предварительные действия

  • издаётся приказ о создании комиссии;
  • создаётся экспертная комиссия;
  • отбираются документы к уничтожению;
  • составляется акт.

На основании акта документы можно уничтожать.

Комиссия по уничтожению документов

  Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК).

Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную.

В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.

В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать – понадобятся в будущем какие-то документы из уничтожаемых, или нет. Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива.

Как только с составом определились, готовим приказ вот такого плана. В приказе закрепляем:

  • создание ЭК;
  • состав комиссии.

С приказом знакомим всех членов комиссии.

Работа ЭК

Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

Внимание!

Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение.

Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

Внимание!

Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, вот тут можно скачать образец перечня документов со сроками хранения.

После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.

Акт о выделении документов к уничтожению

Есть утверждённая форма такого акта (приложение №4 к Постановлению 03-33/пс). Её актуальную версию можно скачать здесь.

В документ методично нужно внести:

  • гриф утверждения;
  • название папки с делом или документа;
  • даты начала и окончания дела;
  • индекс по номенклатуре;
  • количество томов или листов;
  • срок хранения.

В конце акта обязательно должна стоять виза председателя комиссии!

После того, как акт заполнен и утверждён директором, все папки с делами и документы, перечисленные в акте, нужно поместить в отдельный шкаф или на отдельную полку. В любой момент их можно уничтожать.

Приказ об уничтожении документов

Это документ по основной деятельности, составляется он в произвольной форме. В приказ нужно внести:

  • его дату и номер;
  • основание (акт о выделении дел к уничтожению);
  • распорядительную часть (назначить кого-то ответственным за уничтожение);
  • способ и время уничтожения.

После визирования приказа руководителем можно приступать к уничтожению.

Акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении является заключительным документом во всей процедуре избавления от ненужной макулатуры. Составляют его произвольно, утверждённой формы нет. Однако на оборотной стороне акта о выделении дел есть графы, куда вносится информация о физическом уничтожении.

Акт об уничтожении документов, образец которого можно посмотреть здесь, обязательно должен содержать:

  • способ уничтожения;
  • исполнителя;
  • опись уничтоженных документов.

Если бумаги вы сдали в макулатуру, в акте это нужно указать и приложить копию накладной или акта передачи.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно. При этом должно быть сформировано отдельное дело. Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.

Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.

Заключение

Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что:

  • документы точно больше не понадобятся;
  • в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.

Внимание!

Важно:не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!

Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/kak-pravilno-unichtozhit.html

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Большой налог
Добавить комментарий